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Créer un ordre du jour

Vous retrouverez dans cet article:

Pour commencer, afin de créer un ordre du jour vous devez cliquer sur leicone-plus​ à la droite de Mes réunions lorsque vous êtes dans votre Beespace (1) ou de sélectionnez le bouton Nouvelle réunion dans la barre du haut de votre page (2). Celle-ci est toujours disponible quand vous naviguez dans Beenote.

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Rédiger un ordre du jour

Construire à l’avance votre ordre du jour vous permettra d’organiser une réunion efficace qui respecte toutes les bonnes pratiques. Quand? Qui? Où? Quoi?

Or, il est donc impératif d’indiquer en premier lieu les informations de base de votre réunion.

Sélectionnez Plus d’info, afin d’indiquer l’adresse de la réunion, la salle ainsi que d’autres informations jugées nécessaires.

Association au calendrier : Intégration au Calendrier Microsoft Outlook ou à l’Agenda Google.

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Rôles dans la réunion

En premier lieu, avant de pouvoir attribuer des rôles, il est primordial d’ inviter vos coéquipiers à se joindre à votre équipe. Ensuite, vous pourrez les ajouter plus facilement avec leur courriel.

Normalement, celui qui rédige l’ordre du jour est le « Leader ». Or, vous pouvez toutefois changer ce rôle pour l’attribuer à une autre personne.

De plus, il existe trois autres rôles d’importance à savoir lors de la création d’un ordre du jour :

 

  • Partenaires (celui qui aide le leader dans la réalisation des tâches lors de la réunion)
  • Participants
  • Invités temporaires (ceux qui n’ont pas de compte Beenote).

En savoir plus sur les rôles en réunion >

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Inviter des coéquipiers à la réunion

Lors de la planification de la réunion, une section de l’ordre du jour est prévue pour inviter des coéquipiers, selon leur rôle dans la rencontre.

De plus, écrivez le début ou n’importe quelle partie du nom de la personne désirée et une liste de choix vous est offerte.

Aussi, les avatars vous permettent de repérer rapidement les invités désirées.

À la fin de la création de l’ordre du jour et de la préparation de la réunion, toutes ces personnes recevront un courriel d’invitation.

Ce courriel contient deux éléments importants :

  •  un lien vers la réunion dans Beenote
  •  l’invitation électronique pour mettre à jour l’agenda

Le premier est un lien vers la réunion dans Beenote. Ainsi, au moment de la rencontre, les invités n’auront qu’à cliquer sur le lien pour se retrouver instantanément dans l’évènement. Également, ils pourront se rendre dans la réunion via leur Beespace.

Or, le deuxième élément contenu dans le courriel est l’invitation électronique qui sera utilisée pour mettre à jour l’agenda électronique des invités, si désiré.

Pour en savoir plus sur l’intégration à votre calendrier corporatif >

N.B. N’oubliez pas que, pour que les courriels soient envoyés, il faut cocher la case correspondante à la fin de la planification.

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Les invitations électroniques

 

Puisque les courriels servent à intégrer les réunions Beenote dans le calendrier des invités, vous devez en envoyer à nouveau lorsqu’une d’entres elle est déplacée.

Ainsi, cela permet de garder le calendrier synchronisé avec les réunions planifiées. En plus, les invités recevront un message électronique pour les aviser du changement.

Lors de l’envoi de l’invitation, vous pouvez ajouter un commentaire supplémentaire, qui sera inclus dans l’invitation. C’est l’occasion d’indiquer les dernières directives pour la préparation de la rencontre.

Enfin, pour qu’une action en particulier soit effectuée avant la tenue de la rencontre (par exemple, préparer les statistiques qui devront être présentées à la direction), l’application Beenote offre une gestion intégrée des tâches qui permet d’assigner cette tâche à la personne responsable.

De ce fait, elle recevra un message numérique d’avis et la tâche s’ajoutera à son gestionnaire de tâches qui se trouve dans le Beespace.

> Blogue pouvant vous intéresser: Comment refuser une invitation à une réunion?

Structurer l’ordre du jour

Impérativement, une réunion efficace se doit d’avoir un plan de match. Ce sont les sujets à l’ordre du jour.

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Par défaut, L’application Beenote crée 3 sujets (A). Facilement, vous pouvez en ajouter ou même en insérer entre 2 sujets (B). Aussi, vous avez la possibilité de les déplacer à votre convenance (C) et même d’en supprimer (D). De plus, la numérotation se fera automatiquement.

Or, vous pouvez configurer chacun d’entre eux pour que les participants puissent connaitre à l’avance la teneur des discussions à venir.

Voici comment:

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1. Nommez votre sujet

Le choix du titre de la réunion lors de la création de l’ordre du jour est primordial. Or, il en va de même pour l’identification des titres et des sujets à l’ordre du jour (1). Ainsi. à la lecture du titre, les gens doivent comprendre ce dont il sera question. Donc, ils pourront s’y préparer en conséquence.

2. Désignez les personnes responsables

Il est recommandé d’attribuer un responsable (2) à chacun des sujets couverts.

Ce peut être le leader de la réunion, mais pas nécessairement. Or, le responsable d’un sujet a pour but d’animer et de gérer le sujet concerné.

En particulier, il doit veiller à respecter le temps qui lui a été attribué.

De plus, sachant qu’ils sont responsables, les participants arriveront à la réunion mieux préparés.

3. Définissez les objectifs

Il est important d’indiquer aux participants les objectifs de chaque sujet (3), les gens s’y prépareront à l’avance adéquatement.

Indiquez les objectifs suivants durant la création de l’ordre du jour :

  •  Informer : distribuez de l’information pour que tous soient sur la même longueur d’onde.
  • Échanger : partagez nos connaissances.
  • Générer des idées : c’est le temps d’un petit « brainstorm ».
  • Consulter : obtenez l’avis des participants.
  • Décider : l’un des principaux objectifs d’une réunion. Durant ce sujet, consignez vos décisions sous forme de notes de type « Décision ».
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4. Déterminez la durée

Puis, pour le temps alloué prévue pour chaque sujet (4), entrez la durée.

Or, vous aurez en permanence minuterie complète pour l’ensemble des sujets, ainsi que la durée prévue pour la rencontre.

Ainsi, vous pourrez facilement évaluer si le temps de la rencontre prévue est suffisant.

De plus, Beenote va jusqu’à valider la durée planifiée versus celle estimée et vous avise en cas d’incohérence. Or, vous pourrez adapter le contenu de la rencontre en conséquence, ou encore d’allouer aux réunions uniquement le temps nécessaire.

De ce fait, avoir une estimation fiable de la longueur d’une réunion permet également d’utiliser judicieusement les ressources de l’entreprise et de libérer les salles pour vos collègues. Par conséquent, finies les réservations de salle trop longues, au cas où!

En plus, lors de la tenue de la réunion, pour aider le responsable du sujet à respecter le temps alloué, un chronomètre est affiché pour chaque sujet et avise de façon sonore les intervenants lorsque la période allouée est écoulée.

Voici donc la solution aux réunions qui débordent et s’éternisent!

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5 et 6. Ajoutez des notes supplémentaires

Les notes supplémentaires permettent de donner plus de détails sur un sujet avant la rencontre.

Toujours dans le but d’arriver mieux préparé, vous avez une zone de notes pour chaque sujet (5).

Ainsi, ajoutez des notes sous forme de liste (6). Chaque élément de note de type « liste » pourra être traité indépendamment lors de votre réunion. De ce fait, cliquez sur chaque ligne lors de la réunion pour ajouter une note correspondante dans le sujet en cours.

Les notes servent au responsable à titre d’aide-mémoire afin de ne pas oublier de parler de ceci ou rappeler à un tel de faire cela.

Combinez les pièces jointes à votre ordre du jour et vous êtes assurés que les participants auront en main toutes les informations requises pour tenir une rencontre des plus efficaces.

7 et 8. Insérez des pièces jointes

Aussi, insérez des liens URL (7) et des fichiers (8) directement dans chacun des sujets. Beenote permet de distribuer la même information à tout le monde au même endroit.

De plus, vous avez la possibilité de lier vos URL ou fichiers importants qui se retrouvent dans la Bibliothèque (Beeboard seulement).

Ainsi, partagez vos ordres du jour en avance afin de laisser le temps aux participants d’en prendre connaissance.

9. Ajoutez des résolutions

Préparez vos résolutions en avance afin de les joindre à votre ordre du jour. Par conséquent, elles pourront être soit Beenote-icone-resolutions-Approuvee Adopter, Beenote-icone-resolutions-Refusee Rejeter ou Beenote-icone-resolutions-Reportee Reporter durant la réunion. 

Notez que cette fonction est exclusive à Beeboard. Pour plus d’informations à propos des résolutions consultez: Gestion des Résolutions

10. Créez des sous-sujets

Finalement, les sous-sujets sont une fonction permettant de créer une arborescence de type 1, 1.1 , 1.1.1 et d’associer les documents et liens à chacun des points et sous points.

Pour terminer la création d’un ordre du jour

En terminant, vous pouvez enregister cet ordre du jour comme un modèle pour les prochaines réunions. Ainsi, cela vous permettra de sauver du temps lors de vos prochaines rédaction. Il suffit de cliquer sur ce bouton :

Beenote-creation-de-modele-etape1
Beenote-modele-ordre-du-jour-enregistrer

Lorsque la planification de la réunion est complétée, appuyer sur le bouton Confirmer.

Beenote-bouton-confirmer-FR

Des courriels d’invitations seront envoyés aux intervenants, qui pourront consulter l’ordre du jour, les pièces jointes, etc. ainsi, les réunions seront aussi intégrées à leur calendrier corporatif et ils pourront indiquer au responsable leur intention d’y assister. Par conséquent, la planification d’une réunion permettra à tous d’être bien préparés.

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