Comment pouvons-nous vous aider?

Créer un ordre du jour

Vous retrouverez dans cet article:

 

Pour créer votre ordre du jour il suffit de cliquer sur leicone-plus​ à la droite de Mes réunions lorsque vous êtes dans votre Beespace (1) ou de cliquer sur le bouton Nouvelle réunion dans la barre du haut de votre page (2). Celle-ci est toujours disponible quand vous naviguez dans Beenote.

Rédiger un ordre du jour

Créer un ordre du jour vous permettra d’organiser une réunion efficace qui respecte toutes les bonnes pratiques. Quand? Qui? Où? Quoi? Il est donc impératif d’indiquer en premier lieu les informations de base de votre réunion.

Lorsque vous cliquez sur Plus d’info, vous pourrez indiquer l’adresse de la réunion, la salle ainsi que d’autres informations jugées nécessaires.

Association au calendrier : Intégration au Calendrier Microsoft Outlook ou à l’Agenda Google.

Rôles dans la réunion

En premier lieu, avant de pouvoir attribuer des rôles, il est primordial que vous ayez invité vos coéquipiers à se joindre à votre équipe. Ensuite, il sera facile de les ajouter avec leur email.

Celui qui rédige l’ordre du jour est habituellement le « Leader ». Vous pouvez toutefois changer ce rôle pour l’attribuer à une autre personne. Trois autres rôles d’importance : partenaire (celui qui aide le leader dans la réalisation des tâches lors de la réunion), les participants et les invités temporaires (ceux qui n’ont pas de compte Beenote).

En savoir plus sur les rôles en réunion >

Inviter des coéquipiers à la réunion

Lors de la planification de la réunion, une section de l’ordre du jour est prévue pour inviter des coéquipiers, selon leur rôle dans la rencontre. L’interface est des plus conviviales: tapez le début ou n’importe quelle partie du nom de la personne désirée et une liste de choix vous est offerte. Les avatars vous permettent de repérer rapidement les personnes désirées.

inviter coéquipiers roles

À la fin de la préparation de la réunion, toutes ces personnes recevront un courriel d’invitation. Ce courriel contient deux éléments importants:

Le premier est un lien vers la réunion dans Beenote. Au moment de la réunion, les invités n’auront qu’à cliquer sur le lien pour se retrouver instantanément dans la réunion. Ils pourront également se rendre dans la rencontre via leur Beespace.

Le deuxième élément contenu dans le courriel est l’invitation électronique qui sera utilisée pour mettre à jour l’agenda électronique des invités, si désiré.

Pour en savoir plus sur l’intégration à votre calendrier corporatif >

N’oubliez pas: pour que les courriels soient envoyés, il faut cocher la case correspondante à la fin de la planification.

inviter coéquipiers roles

Une dernière remarque concernant les invitations électroniques : puisque les courriels servent à intégrer les réunions Beenote dans les agendas des invités, il faut toujours envoyer un courriel lorsqu’une réunion est déplacée. Ceci permet de garder l’agenda synchronisé avec les réunions planifiées dans Beenote. En plus, les invités recevront un courriel pour les aviser du changement.

Souvenez-vous que lors de l’envoi de l’invitation, vous aurez également la possibilité de rajouter un commentaire supplémentaire, qui sera inclus dans le courriel d’invitation. C’est l’occasion d’indiquer les dernières directives pour la préparation à la rencontre.

Enfin, si vous voulez qu’une action en particulier soit effectuée avant la tenue de la rencontre (par exemple, préparer les statistiques qui devront être présentées à la direction), Beenote offre une gestion intégrée des tâches qui vous permettra d’assigner cette tâche à la personne responsable. Elle recevra un courriel d’avis et la tâche sa’joutera à son gestionnaire de tâches qui se trouve dans le Beespace.

 

> Blogue pouvant vous intéresser: Comment refuser une invitation à une réunion?

Structurer l’ordre du jour

Une réunion efficace se doit d’avoir un plan de match. Ce plan de match, ce sont les sujets à l’ordre du jour.

Par défaut, Beenote crée 3 sujets (1), mais il est facile d’en ajouter ou même d’en insérer entre 2 autres sujets (2). Vous pouvez facilement déplacer les sujets à votre convenance (3) et même d’en supprimer (4). La numérotation des sujets est automatique.

Beenote vous permet de configurer chaque sujet pour que les participants puissent connaitre à l’avance la teneur des discussions à venir. Voici comment:

 

1. Nommer votre sujet

Le choix du titre de la réunion semble anodin et pourtant, il est primordial. Il en va de même pour chacun des titres des sujets à l’ordre du jour (1). À la lecture du titre, les gens doivent comprendre ce dont il sera question. Ils pourront donc s’y préparer en conséquence.

2. Désigner les personnes responsables

Dans Beenote, il est recommandé d’attribuer un responsable (2) à chacun des sujets couverts. Ce peut être le leader de la réunion, mais pas nécessairement. Le responsable d’un sujet a pour but d’animer et de gérer le sujet concerné. En particulier, il doit veiller à respecter le temps qui lui a été attribué. Autre avantage : sachant qu’ils sont responsables, les participants arriveront à la réunion mieux préparés.

3. Définir les objectifs

Pourquoi est-ce qu’on discute de ce sujet, au juste ? Voilà une question bien légitime et malheureusement trop fréquente. En indiquant aux participants les objectifs de chaque sujet (3), les gens s’y prépareront à l’avance adéquatement. Beenote permet d’indiquer les objectifs suivants:

Informer : distribuer de l’information pour que tous soient sur la même longueur d’onde.
Échanger : partager nos informations et connaissances sur le sujet concerné.
Générer des idées : c’est le temps d’un petit « brainstorm ».
Consulter : obtenir l’avis des participants sur un sujet donné.
Décider : c’est l’un des principaux objectifs d’une réunion. Durant ce sujet, Beenote permettra de consigner vos décisions sous forme de notes de type « Décision ».

4. Déterminer la durée

Vous devrez entrer la durée prévue pour chaque sujet (4). Beenote vous indique en permanence le temps total pour l’ensemble des sujets, ainsi que la durée prévue pour la rencontre. Ainsi, vous pourrez facilement évaluer si la rencontre prévue est suffisamment, ou au contraire, inutilement longue. Beenote va jusqu’à valider la durée planifiée vs la durée estimée et vous avise en cas d’incohérence. Sachant cela, il vous sera possible d’adapter le contenu de la rencontre en conséquence, ou encore d’allouer aux réunions uniquement le temps nécessaire.

Avoir une estimation fiable de la durée d’une réunion permet également d’utiliser judicieusement les ressources de l’entreprise et de libérer les salles pour vos collègues. Finies les réservations de salle trop longues, au cas où!

En plus, lors de la tenue de la réunion, pour aider le responsable du sujet à respecter le temps alloué, Beenote affiche un chronomètre  pour chaque sujet et avise de façon sonore les intervenants lorsque le temps alloué est écoulé.

chronometre-reunion

Voici donc la solution aux réunions qui débordent et s’éternisent!

5 et 6. Ajouter des notes supplémentaires

Malgré un titre explicite, il peut s’avérer nécessaire de donner plus de détails sur un sujet avant la rencontre. Toujours dans le but d’arriver mieux préparé, Beenote offre une zone de notes pour chaque sujet (5). Vous pouvez également ajouter des notes sous forme de liste (6).
Chaque élément de note de type « liste » pourra être traité indépendamment lors de votre réunion. Il ne vous restera qu’à cliquer sur chaque ligne lors de la réunion pour rajouter une note correspondante dans le sujet en cours.

Les notes peuvent servir au responsable à titre d’aide-mémoire. Ne pas oublier de parler de ceci. Rappeler à un tel de faire cela. Voilà des exemples de notes très pratiques. Combiner avec les pièces jointes, vous êtes assuré que les participants auront en main toutes les informations requises pour tenir une rencontre des plus efficaces.

7 et 8. Insérer des pièces jointes

Pourquoi préparer un ordre du jour ? Pour que les gens puissent se préparer adéquatement. En insérant des liens URL (7) et des fichiers (8) directement dans chacun des sujets, Beenote permet de distribuer la même information à tout le monde.

Partagez vos ordres du jour suffisamment d’avance pour laisser le temps aux participants d’en prendre connaissance.

Pour terminer…

Vous pouvez choisir de faire cet ordre du jour un modèle pour les prochaines réunions. Il suffit de cliquer sur ce bouton :

Lorsque la planification de la réunion est complétée, appuyer sur le bouton Créer la réunion.

Des courriels d’invitations seront envoyés aux intervenants, qui pourront consulter l’ordre du jour, les pièces jointes, etc. Les réunions seront aussi intégrées à leur calendrier corporatif et ils pourront ainsi indiquer au responsable leur intention d’y assister. La planification d’une réunion permettra à tous d’être bien préparés.

Prochaine étape, démarrer votre réunion.

Blogue pouvant vous intéresser: Comment rédiger un ordre du jour efficace pour vos réunions? 

Dans quelle mesure cet article a-t-il été utile?

Cliquez sur une étoile pour noter l'article !

Nous sommes désolés que cet article ne vous ait pas été utile.

Améliorons cet article!

Dites-nous comment nous pouvons améliorer cet article?