Démarrer et tenir une réunion

Avec Beenote, vous pouvez démarrer une réunion que vous avez déjà planifiée mais, aussi rédiger un ordre du jour rapide pour les réunions imprévus. Découvrez comment utiliser le maximum de nos fonctions pour vos réunions.

Ce que vous retrouverez dans cet article:

• Démarrer une réunion déjà planifiée
• Démarrer avec un ordre du jour rapide
• Tenir une réunion
• Terminer la réunion
• Réinitialiser la réunion

Démarrer une réunion déjà planifiée

Pour démarrer une réunion déjà planifiée, vous devez bien sûr avoir déjà créé votre ordre du jour.

1. Vous devez être dans la section Mes réunions de votre Beespace.

2. Repérez la réunion désirée et cliquez sur le nom de celle-ci ou appuyez sur ce bouton  pour ouvrir la réunion.

Vous serez dirigé vers un aperçu de l’ordre du jour avant de débuter la réunion.

3.  Cliquez sur , puis une petite fenêtre s’ouvrira pour confirmer votre intention de démarrer la réunion. Cliquez sur Démarrer réunion.

Démarrer avec un ordre du jour rapide

Vous pouvez démarrer une réunion non prévue avec la rédaction d’un ordre du jour rapide.

1. Dans votre Beespace, cliquez sur Nouvelle réunion.

2. Dans la nouvelle fenêtre, vous retrouverez les 3 choix de création de réunion. Pour créer une réunion rapidement, choisissez Rédiger un ordre du jour rapide.

3. Une autre fenêtre apparaîtra pour une planification minimale. Inscrivez les 5 informations nécessaires de base:

• Le titre de la réunion
• La date et l’heure
• Le dossier (l’équipe)
• Le Leader (créateur de l’ordre du jour) et les participants
• Les sujets à couvrir et leurs durées approximatives

4. Finalement, cliquez sur Démarrer maintenant pour commencer la réunion ou Enregistrer si vous ne voulez pas la démarrer à l’instant même.

Note: Vous constaterez que cette méthode de rédaction est très simplifiée et moins optimale qu’une rédaction d’ordre du jour complète. Nous vous conseillons d’utiliser le mode rapide pour des réunions plus spontanées.

Tenir une réunion

Votre réunion est maintenant démarrée. Maintenant, que faire pour bien tenir votre réunion?

Voici les fonctions importantes pour bien gérer votre réunion:

(1) Durant votre discussion, inscrivez les détails relatifs aux sujets à l’ordre du jour.

Vous pouvez ajouter des liens, des pièces jointes ou un enregistrement vocal avec les boutons: .

(2) Pour passer au sujet suivant, appuyez sur la case du prochain sujet ou avec cet icône  dans la barre d’outil.

Important: si vous désirez sauter un sujet, vous devez conserver la case du sujet décoché pour ne pas qu’il s’affiche au compte rendu. Vous pouvez l’inclure à nouveau au moment de la finalisation de votre compte rendu. 

(3) Pour ajouter un sujet à tout moment.

(4) Pour suivre les sujets en temps réel sans devoir suivre les sujets en cours avec votre souris, vous devez avoir l’icône de défilement automatique activé ou vous pouvez le garder désactivé .

(5) Les fonctions de la barre d’outils:

 Le premier icône sert de chronomètre afin de connaître le temps restant ou dépassé de votre sujet.

L’icône sert à ajouter une note à vos sujets. Vous pouvez ajouter un titre, les détails, des liens et des pièces jointes. De plus, vous pouvez ajouter des sous-notes en les déplaçant avec les flèches en bas à droite.

L’icône sert à ajouter une tâche.

Pour en savoir plus: consultez notre page Assigner et suivre des tâches en réunion.

L’icône sert à ajouter une décision. Ajoutez le titre, des détails, le proposeur et le second proposeur de cette décision.

Important: Si vous êtes avec Beeboard, vous avez une icône de Résolution plutôt que de décision.

Les résolutions servent à une prise de décision plus complète et formelle incluant l’option de créer un vote.

(6) Les fonctions avancées du menu déroulant:

• Gérer le mode secrétaire pour rendre la prise de note privée (cette icône sera présente seulement si vous avec Beeboard)
• Prévisualiser votre compte rendu en avance sans quitter la réunion
• Prendre des notes personnelles durant la réunion
• Accéder à vos registres de décisions, résolutions, tâches et sujets pour les ajouter à la réunion
• Réinitialiser la réunion en cours pour la redémarrer
• Imprimer ou enregistrer votre compte rendu sans terminer la réunion
• Ouvrir les options de paramètres avancés de votre compte rendu
• Ajouter des notes, tâche, décision, résolution ou une pause

(7) Finalement, vous pouvez utiliser d’autres fonctions utiles dans la barre du haut:

L’icône sert à activer ou désactiver l’enregistrement audio automatique.

L’icône sert à la gestion des présences.

Le bouton d’aide permet de voir le détail de chaque bouton.

Terminer la réunion

Une fois tous les sujets à l’ordre du jour discutés, vous pouvez terminer la réunion.

1. Cliquez sur dans la barre d’options en haut de page ou en bas à gauche .

2. Ensuite, une fenêtre apparaîtra pour prendre les présences.

Il est possible de cocher individuellement chacune des personnes présentes ou, s’il n’y a pas d’absents parmi les personnes qui étaient invitées à prendre part à la rencontre, il est possible de tout cocher en un seul clic.

3. La dernière étape est de confirmer votre volonté de terminer la réunion. 

Le compte rendu se retrouvera dans la section Non Publiés disponible aussi dans le menu de gauche.

4. Vous pouvez publier d’un seul clic  ou réviser le compte rendu afin de le modifier avant de le publier.

5. Confirmer votre choix avec la nouvelle fenêtre qui apparaîtra. Vous pouvez décider de sa confidentialité et renvoyer un avis de publication aux participants.

Finalement, celui-ci apparaîtra dans la section Comptes Rendus disponible dans le menu de gauche de l’application.

Pour en savoir plus: Publier un compte rendu

Réinitialiser la réunion

Pour recommencer la réunion à zero, il suffit de repérer et sélectionnez les trois petits points (…) en haut de la fenêtre de la réunion.

Dans le menu qui s’affichera, sélectionnez Réinitialiser la réunion.

Une seconde fenêtre apparaitra.

Sélectionnez à nouveau Réinitialiser la réunion afin de confirmer votre choix.

Cette réunion sera à nouveau dans votre Beespace dans Mes réunions.

Vous pouvez recommencer la réunion en sélectionnant et démarrant à nouveau celle-ci ou changer la date pour la déplacer.

   Prochaines étapes

Gestion des présences: une étape importante à la tenue de vos réunions

Assigner des tâches en réunion: Assignez des tâches personnelles ou aux membres de votre équipe durant la réunion

Prendre des notes personnelles: Prenez des notes durant votre réunion 

Éditer et publier un compte rendu: Après votre réunion, publiez votre compte rendu en quelques minutes