Commencer avec Beenote

Beenote: Les bases

Vos premiers pas vers de meilleures réunions

Invitez coéquipiers

INVITER VOS COÉQUIPIERS

Ensemble, chacun fait plus et mieux

Pour votre période d’essai, vous pouvez inviter jusqu’à 20 collaborateurs qui pourront pleinement participer aux réunions que vous allez tenir. L’invitation se fait simplement en saisissant le courriel de la personne que vous voulez inviter. Vous trouverez sous le dossier dans lequel vous avez invité vos coéquipiers, la liste des courriels transmit avec leur statut.

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Rôle système

Une fois que vos coéquipiers ont accepté l’invitation, ils seront automatiquement acceptés comme utilisateurs standard. Si vous désirez attribuer d’autres rôles et accès différents, il faut cliquer sur l’avatar (1) au coin supérieur droit et ensuite sur configuration (2) et utilisateurs (3).

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Microsoft Teams

L’invitation ne demande pas d’envoi de courriel si les gens font partie de votre équipe dans Teams. Leur nom apparaîtra dans le haut de la fenêtre d’invitation et il vous suffira de cliquer sur le nom pour qu’il soit invité.

Toutefois vous pouvez quand même inviter des gens qui ne font pas partie de votre équipe par l’envoi d’un courriel d’invitation. Plus d’information sur l’intégration>

FONCTIONNEMENT DE BEENOTE

Une bonne gestion commence par la mise en place d’une structure 

​La structure d’une équipe est constituée de membre que vous avez invité. Il est possible de créer de nouvelles équipes et d’inviter des collaborateurs dans une ou plusieurs de ces équipes. Dans une équipe, vous pouvez créer des dossiers. C’est dans un dossier que les réunions seront associées et seront placées. C’est à partir du dossier que vous pouvez éditer et y identifier les gens qui auront un rôle de gestion de ce dossier et donc accès à l’ensemble des registres de ce dossier.

VOS RÉUNIONS

3 étapes faciles pour réussir vos réunions

3 étapes faciles

#1. Pour débuter, cliquez sur Nouvelle réunion et choisir entre Réunion immédiate qui consiste à rédiger l’ordre du jour pendant votre réunion et Réunion future vous permettra de planifier votre réunion en rédigeant votre ordre du jour dans les règles de l’art.

#2. Démarrez votre réunion en cliquant sur votre réunion. Vous pourrez alors collaborer à l’écriture des sujets, ajouter des décisions et assigner des tâches.

#3. Lorsque la réunion terminée, votre compte rendu est non publié. Ajoutez les détails, corrigez les fautes et une fois approuvé, faites la publication. Le compte rendu sera alors envoyé dans le registre des comptes rendus. Il ne vous reste plus qu’à faire le suivi de votre réunion.

INTÉGRATIONS

Continuez à utiliser vos outils de travail avec Beenote

Beenote est intégré à vos environnements Google Workplace et Microsoft 365. Pour tirer le maximum de ces environnements, nous vous suggérons de vous connecter à Beenote via les icônes de Google ou Microsoft. Cette action vous donnera accès à l’intégration à votre calendrier et à vos tâches.

Microsoft 365

APPLIS MOBILE

Vos réunions à portée de main

Vous désirez avoir accès à Beenote de votre téléphone cellulaire? Pour que votre connexion à l’appli puisse fonctionner, vous devez tout d’abord vous connecter sur le web avec votre courriel et un mot de passe. Ensuite, vos réunions seront synchronisées avec votre smartphone. Si vous êtes un utilisateur de Teams, Beenote sera disponible directement de votre appli Teams.

Appli mobile Beenote
Disponible sur Google Play
Télécharger dans AppStore

Prochaines étapes

Votre guide Beenote   

Organiser vos réunions facilement.

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