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Modèle d’ordre du jour

Créer et enregistrer un modèle de réunion

Vous souhaitez créer et enregistrer un modèle d’ordre du jour pour un type de réunion qui revient fréquemment? C’est possible avec Beenote! Suivez ces quelques étapes pour économiser du temps lors de la préparation de votre prochaine réunion.

Cette fonction est disponible autant en Beateam qu’en Beeboard!

 

Créer un ordre du jour

Vous devez d’abord créer un ordre du jour pour une nouvelle réunion.

1. Pour créer votre ordre du jour, il suffit de cliquer sur le icone-plus à la droite de Mes réunions lorsque vous êtes dans votre Beespace ou de cliquer sur le bouton Nouvelle réunion dans la barre du haut de votre page. Celle-ci est toujours disponible quand vous naviguez dans Beenote.

2. Puis, sélectionnez Réunion Future.

3. Rédigez votre ordre du jour.

Enregistrer l’ordre du jour en modèle de réunion

1. Lors que vous êtes dans la section Ordre du jour de celui-ci, sélectionnez Modèles à droite.

2. La fenêtre des modèles s’ouvrira. Cliquez sur Enregistrer.

3. Vous pourrez dès lors donner un nom à votre modèle (ex : Réunion d’équipe hebdomadaire) et déterminer si le modèle sera pour utilisation personnelle ou pour partager avec toute l’organisation.

4. Cliquez sur Enregistrer dans le coin inférieur de la fenêtre.

Commencer une réunion avec un modèle

Vous souhaitez commencer une réunion avec un modèle d’ordre du jour? C’est simple! Suivez ces quelques étapes pour commencer rapidement la rédaction de l’ordre du jour de votre prochaine réunion.

Pour ce faire, vous devez d’abord avoir créé et enregistré un modèle de réunion à partir de l’ordre du jour d’une réunion antérieure.

 

Créer une nouvelle réunion

Vous devez d’abord créer un ordre du jour pour une nouvelle réunion.

 

Sélectionner un modèle de réunion

1.Lorsque vous êtes dans la section Ordre du jour de celui-ci, sélectionnez Modèles à droite.

2.La fenêtre des modèles s’ouvrira. La liste des modèles de réunion que vous avez enregistrés s’y trouve. Choisissez celui que vous voulez utiliser.

Cette icône vous indique que le modèle a été partagé avec l’organisation.

Celle-ci vous indique qu’il s’agit d’un modèle personnel.

icone-apercu-modelePour voir un aperçu du modèle.

choisir-appliquer-modele-reunion Sélectionnez cette icône pour choisir le modèle et l’appliquer.

 

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Modifier un modèle de réunion

Vous souhaitez modifier un modèle de réunion enregistré? Suivez ces quelques étapes pour réaliser les modifications.

 

Créer une nouvelle réunion et sélectionner un modèle de réunion

Vous devez d’abord créer un ordre du jour pour une nouvelle réunion et sélectionner un modèle de réunion. Vous pouvez reproduire les étapes de la section précédente.

 

Modifier un modèle de réunion

1.Le modèle que vous souhaitez modifier s’est ouvert comme ordre du jour dans la réunion.

2.Vous pouvez maintenant y apporter les modifications que vous voulez.

 

Enregistrer les modifications – Nouveau modèle

1.Lorsque vous êtes dans la section Ordre du jour de celui-ci, sélectionnez Modèles à droite.

2.La fenêtre des modèles s’ouvrira. Cliquez sur Enregistrer.

3.Vous pourrez dès lors donner un nouveau nom (1) à votre modèle et déterminer si le modèle sera pour utilisation personnelle (2) ou pour partager avec toute l’organisation (3).

4.Cliquez sur Enregistrer dans le coin inférieur de la fenêtre.

Une fois les modifications apportées au modèle de réunion et celui-ci enregistré, si vous ne désirez pas conserver l’ancien modèle de réunion, vous devez aller le supprimer manuellement parmi vos modèles enregistrés.

 

Article pouvant vous intéresser : Réunion sans effort : Démarrez votre réunion en moins de 20 secondes.

Supprimer un modèle de réunion

Il est possible de supprimer un modèle de réunion à utilisation personnelle ou un modèle de réunion qui a été partagé avec l’organisation. Suivez ces quelques étapes pour y parvenir.

N.B. Vous ne pourrez pas supprimer un modèle de réunion partagé avec l’organisation qui n’a pas été créé par vous à l’origine.

1.Vous devez d’abord créer une nouvelle réunion pour accéder à la liste des modèles de réunions.

2. Ouvrez la liste des modèles que vous avez enregistrés. Choisissez celui que vous voulez supprimer.

3.Cliquez sur icone-apercu-modele pour accéder à l’aperçu du modèle.

4.Appuyez sur Supprimer.

 

Article pouvant vous intéresser : Avez-vous vraiment besoin de ces réunions récurrentes?

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