Comment pouvons-nous vous aider?

Modèle d’ordre du jour

Vous souhaitez utiliser un modèle d’ordre du jour personnalisé pour un type de réunion qui revient fréquemment? C’est possible avec Beenote!

Suivez ces quelques étapes pour économiser du temps lors de la préparation de votre prochaine réunion.

Vous pouvez même utiliser des modèles de base de Beenote.

Créer un modèle personnalisé d’ordre du jour

Pour avoir accès aux modèles, vous devez d’abord Créer un ordre du jour pour une nouvelle réunion.

1.Cliquez sur le bouton Nouvelle réunion dans la barre du haut de l’application ou cliquez sur le icone-plus à la droite de Mes réunions lorsque vous êtes dans votre Beespace.

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2.Puis, sélectionnez Réunion Future.

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3.Complétez les sections de l’ordre du jour avec: les sujets (1), responsable (2) si applicable, objectif(s) (3) et durée (4).

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4.Lorsque l’ordre du jour est terminé et prêt à être enregistré comme modèle, sélectionnez Modèles dans la section Ordre du jour de celui-ci.

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5.La fenêtre des modèles s’ouvrira. Cliquez sur Enregistrer (en haut à droite).

6.Vous pourrez dès lors donner un nom à votre modèle (ex : Réunion d’équipe hebdomadaire) et déterminer si le modèle sera pour utilisation personnelle ou à partager avec toute l’organisation.

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7.Ensuite, cliquez sur Enregistrer (coin inférieur droit de la fenêtre) et votre modèle sera disponible à vous uniquement ou à l’organisation lors de la rédaction de votre prochain ordre du jour.

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Commencer une réunion avec un modèle

Vous souhaitez commencer une réunion avec un modèle d’ordre du jour? C’est simple!

Suivez ces quelques étapes pour commencer rapidement la rédaction de l’ordre du jour de votre prochaine réunion.

Pour ce faire, vous devez d’abord avoir créé un modèle de réunion. (Voir le sujet précédent)

1.Vous devez tout d’abord cliquer sur Nouvelle réunion.

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2.Lorsque vous êtes dans la section Ordre du jour de celui-ci, sélectionnez Modèles.

modèles ordre du jour
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3.La fenêtre des Modèles s’ouvrira. La liste des modèles de réunion que vous avez enregistrés (Vos modèles) s’y trouve.

Choisissez celui que vous voulez utiliser. Vous avez également accès aux Modèles Beenote (voir ci-bas).

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icone-apercu-modelePour voir un Aperçu du Modèle.

choisir-appliquer-modele-reunion Sélectionnez cette icône pour choisir le Modèle et l’appliquer.

Cette icône vous indique que le modèle a été partagé avec l’organisation.

Celle-ci vous indique qu’il s’agit d’un modèle personnel.

Article pouvant vous intéresser: 5 trucs simples pour une réunion plus efficace

Modifier un modèle de réunion

Vous souhaitez modifier un modèle de réunion enregistré? Suivez ces quelques étapes pour réaliser les modifications.

1.Vous devez créer un ordre du jour pour une Nouvelle réunion et sélectionner le modèle de réunion que vous voulez modifier.

2.Le modèle que vous souhaitez modifier remplace celui existant. Vous pouvez maintenant y apporter les modifications que vous voulez.

3.Lorsque vos modifications seront terminées, sélectionnez à nouveau Modèles.

modèles ordre du jour

4.La fenêtre des modèles s’ouvrira. Cliquez sur Enregistrer (en haut à droite).

Beenote-modele-ordre-du-jour-etape4

5.Vous pourrez dès lors donner un nouveau nom à votre modèle et déterminer si le modèle sera pour utilisation personnelle ou pour partager avec toute l’organisation.

6.Pour terminer, cliquez sur Enregistrer dans le coin inférieur de la fenêtre.

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Une fois les modifications apportées au modèle de réunion et celui-ci enregistré, si vous ne désirez pas conserver l’ancien modèle de réunion, vous devez aller le supprimer manuellement parmi vos modèles enregistrés.

Les étapes sont expliquées au point suivant.

Article pouvant vous intéresser: Réunion sans effort: Démarrez votre réunion en moins de 20 secondes.

Supprimer un modèle de réunion

Il est possible de supprimer un modèle de réunion à utilisation personnelle ou partagée avec l’organisation. Suivez ces quelques étapes pour y parvenir.

N.B. Vous pourrez supprimer un modèle de réunion partagé avec l’organisation uniquement s’il a été créé par vous à l’origine.

1.Vous devez d’abord créer une Nouvelle réunion pour accéder à la liste des modèles de réunions.

2.Ouvrez la liste des modèles que vous avez enregistrés. Choisissez celui que vous voulez supprimer.

3.Cliquez sur la loupe icone-apercu-modele pour accéder à l’aperçu du modèle.

4.Appuyez sur Supprimer.

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