Rôles en réunion
Avec Beenote, en plus d’avoir des rôles de système, vous pouvez déterminer des rôles distincts pour les réunions lors de la rédaction de l’ordre du jour. Ainsi, vous obtenez une confidentialité adaptable à vos besoins.
Ce que vous retrouverez dans cette article :
Comprendre les différents rôles en réunion
Le rôle de Leader
Le leader est l’animateur de la réunion. Il est responsable de la bonne exécution de la réunion, notamment en gérant la succession des sujets, en s’assurant que les discussions restent pertinentes au regard du sujet en cours et en validant que le temps attribué à chaque sujet soit respecté.
C’est généralement le leader qui planifie la réunion, qui la démarre et qui en produira le compte rendu par la suite. Il peut également prendre des notes, mais cette tâche revient davantage aux partenaires, afin qu’il puisse se concentrer sur le bon déroulement de la rencontre.
N.B: avec la version Beeboard, le leader peut activer le mode secrétaire pour filtrer qui peut voir la prise de note durant la réunion.
Le rôle de Partenaire
Les partenaires ont accès aux mêmes fonctionnalités que le leader, mais leur rôle dans la rencontre est différent. Les partenaires assistent le leader dans l’exécution de la réunion. Ce sont eux qui devraient prendre les notes, afin de permettre au leader de se concentrer sur la tenue de la réunion.
Le leader et les partenaires forment une équipe pour arriver à une réunion efficace.
N.B: avec la version Beeboard et le mode secrétaire activé, les partenaires secrétaires peuvent filtrer le contenu de la réunion lors de la prise de note.
Le rôle de Participant
Les participants assistent à la réunion avec moins de responsabilité et droits que les partenaires et le leader. Ils peuvent prendre des notes personnelles et pourront consulter le compte rendu par la suite.
L’invité(e)
Les invités assistent aussi à la réunion. Ce sont des personnes qui ne sont pas inscrites dans Beenote mais qui auront accès à la réunion temporairement pendant la réunion avec une accessibilité restreinte et aucun droit.
De plus, l’invité(e) ne reçoit pas de compte rendu contrairement aux participants.
Déterminer des rôles pour la réunion
Lorsque vous créez votre ordre du jour, c’est-à-dire en mode édition de votre réunion vous pouvez déterminer les rôles de chacun en avance.
Dans l’ordre du jour, qu’elle soit en brouillon ou publié, vous retrouvez la section Rôles dans la réunion.
Voici comment déterminer des rôles:
Pour des utilisateurs Beenote
Cliquez sur l’une des cases de rôle Leader, Partenaires ou Participants.
N.B : Le Leader est automatiquement la personne qui édite l’ordre du jour, mais vous pouvez le changer. Il ne peut y avoir qu’un seul utilisateur Leader.
Tapez les premières lettres du nom ou du courriel de l’utilisateur Beenote. Sélectionnez l’utilisateur de votre choix.
Assurez-vous que les utilisateurs choisis font partie de votre dossier (équipe) choisi pour faire cette réunion.
Si vous sélectionnez des utilisateurs Beenote qui fond partie d’une autre équipe dans votre organisation, ils pourront quand même participer, mais se placerons automatiquement comme rôle de participant.
En savoir plus: Créer une équipe
Pour des invités temporaires externes
Toujours dans la section des rôles en réunion, vous avez l’option d’inviter des personnes qui ne sont pas des utilisateurs de Beenote.
Cliquez dans la case Invités temporaires.
Entrez le courriel complet de la personne invitée. Pesez sur la touche «Enter» de votre clavier.
En savoir plus : Se connecter à Beenote avec une invitation temporaire
Tableau des droits pour chaque rôle en réunion
Voici la liste d’accessibilité des fonctions pour chacun des rôles en réunion que vous retrouverez dans Beenote :
Prochaines étapes
Créer un ordre du jour: Pour compléter la planification de votre réunion
Démarrer et tenir une réunion: Comment bien démarrez votre réunion avec Beenote