Comment pouvons-nous vous aider?

Gestion des tâches

Lorsque vous êtes dans votre Beespace, le tableau de gestion des tâches se retrouve dans la section inférieure.

De ce fait, c’est dans celui-ci que vous retrouverez toutes vos tâches personnelles, suivies et assignées.

La section Mes tâches

Vous devez être sur la fenêtre d’accueil Mon Beespace.

Vous verrez une section Mes tâches où s’affichera l’ensemble des tâches dans lesquelles vous avez été assigné ou que vous avez créées vous-même.

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Gérer les tâches

icone-plus Ajoute une nouvelle tâche.
icone-etoile Souligne qu’une nouvelle tâche ou qu’une modification a été fait et que vous ne l’avez pas encore consultée.
icone-valise Représente que cette tâche vous est assignée, que vous êtes le responsable de cette tâche.
Indique que vous êtes un observateur de cette tâche. Une tâche dont vous voulez suivre l’évolution.
Signifie une tâche personnelle.
Beenote-icone-retard Indique que la date limite pour la réalisation de la tâche est dépassée.

Options de filtrage de la gestion des tâches

De plus, il vous est possible de filtrer votre liste de tâches selon quatre critères :

(1) Le statut des tâches (Non commencée, En cours, En attente, Annulée ou Complétée).
(2) Le moment de leur création (Dernier mois, Dernier 3 mois, Dernier 6 mois, Dernière année ou Toutes les dates).
(3) Le dossier auquel elles appartiennent.
(4) Le type de tâches (Toutes les tâches, Tâches assignées, Tâches suivies ou Tâches personnelles).

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Créer une nouvelle tâche

Pour créer une tâche personnelle ou en assigner une à un collègue hors réunion.

Cliquez sur le icone-plus à la droite de Mes tâches. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira.

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 (1) Sélectionnez le dossier d’appartenance.

N.B: Le dossier personnel n’est réservé qu’à vous. Comme son nom l’indique, ce dossier est personnel, c’est-à-dire qu’aucune autre personne ne peut y avoir accès. Afin d’attribuer une tâche à une autre personne ou d’assigner un observateur, la tâche doit être reliée à tout autre dossier que le dossier personnel.

(2) Donnez un nom à cette nouvelle tâche.
(3)
Inscrivez les détails concernant cette nouvelle tâche.
(4) Déterminez à qui vous assigner la tâche, à vous-même ou à quelqu’un d’autre de votre équipe de travail.

N.B: La tâche peut être assignée à une seule personne. Donc, pour attribuer à une autre personne, il faut modifier le dossier d’appartenance.

(5) Choisissez une date limite de réalisation de la tâche.
(6) Modifiez le statut de la tâche.
(7) Établissez la priorité de la tâche. Les tâches sont numérotées de 1 à 5. Plus le numéro est petit, plus la priorité est élevée.

(8) Vous pouvez joindre des fichiers en lien avec la tâche au besoin

(9) Lorsque vous trouvez qu’il y a beaucoup de détails à la tâche et que la rédaction de ceux-ci est longue à l’endroit réservé à cet effet, vous pouvez opter pour l’option d’enregistrer un message vocal.

(10) Vous pouvez annuler la création de la nouvelle tâche en tout temps.

(11) Enregistrez votre nouvelle tâche.

Pour en savoir plus: Assigner des tâches en réunion

Modifier une tâche créée

Si vous avez créé une tâche hors réunion ou durant une réunion et que vous voulez la modifier, voici comment :

1. Lorsque vous êtes dans votre Beespace, dirigez-vous dans la section Mes tâches.

2. Trouvez la tâche que vous souhaitez modifier et cliquez sur le titre.  La fiche complète de la tâche apparaîtra.

3. Sélectionnez l’icône crayon afin d’être en mesure de changer les informations de cette tâche. Vous pouvez ajouter ou supprimer des détails ainsi que des fichiers concernant la tâche.

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Historique de modification

Vous pourrez consulter l’évolution de la tâche puisque l’historique des modifications sera conservé. . De ce fait, après avoir modifié une tâche, il y aura une nouvelle section identifiée par date. L’ensemble des modifications seront alors accessibles et possibles de consulter des versions antérieures des tâches assignées.

   Prochaines étapes

Créer un ordre du jour: Rédigez un ordre du jour structuré

Assigner des tâches en réunion: Assignez des tâches personnelles ou aux membres de votre équipe durant la réunion 

Registre des tâches: Trouvez l’ensemble des tâches de votre équipe et faites le suivi adéquat 

Mode secrétaire
Pour une prise de notes confidentielle durant votre CA ou comité, selon les participants autorisés. Votre contenu de l'ordre du jour devient privé en temps réel.