Intégration à votre calendrier corporatif (fichier ICS)
Beenote s’intègre facilement à votre Calendrier Corporatif que ce soit avec Google, Microsoft ou tout autres services de calendriers.
L’invitation à la réunion par courriel
Lorsque vous planifiez une réunion, la dernière étape consiste à envoyer les courriels d’invitation aux participants inscrits à l’ordre du jour.
Le courriel d’invitation contient toute l’information pertinente pour la tenue la réunion : date, salle, adresse, invités, ordre du jour ainsi qu’un lien URL pour accéder directement à la réunion avec Beenote.
Les courriels constituent déjà des aide-mémoires mais il est facile de les perdre à travers la quantité que l’on reçoit tous les jours. Il est donc préférable de jumeler votre calendrier avec la réunion dès que possible.
La synchronisation au calendrier corporatif
Si une réunion est déplacée ou supprimée, un courriel sera envoyé afin de garantir la synchronisation des informations dans le calendrier.
Voilà pourquoi il est important de cocher la case d’envoi des courriels, car c’est la méthode requise pour mettre à jour les calendriers des invités et de les tenir au courant de modifications ou d’annulation de réunion.
Intégration à votre calendrier corporatif
La plupart des calendriers corporatifs gèrent bien les fichiers ICS. Ces derniers servent à intégrer tous les informations importantes de vos réunions Beenote dans votre calendrier corporatif.
Pour plusieurs gestionnaires de courriels, vous n’aurez simplement qu’à cliquer sur le bouton Ajouter à l’agenda ou sur le fichier ICS joint au courriel ainsi que l’information concernant la réunion s’ajoutera à votre calendrier.
Avec la messagerie Outlook
Dans le cas de Microsoft, l’intégration est automatique. C’est-à-dire, lors de l’ouverture du courriel, Microsoft l’intègre à votre Calendrier Outlook sans le demander.
Ensuite, il vous reste à confirmer votre présence en repérant la réunion dans votre calendrier et y répondre (Accepter/Provisoire/Refuser).
Avec la messagerie Google
Avec Google, pour intégrer la réunion à votre calendrier, vous devez appuyer sur Afficher dans Google Agenda (dans la bande latérale en haut du courriel).
Par la suite, vous serez dirigés vers votre Google Agenda afin de confirmer votre présence, via les boutons de participation (Oui/Non/Peut-être).
Avec d’autres gestionnaires de messageries
Avec d’autres comptes de messagerie courriel, vous n’aurez qu’à cliquer sur le bouton Ajouter à l’agenda.
Dans d’autres cas, il vous faut ouvrir le fichier ICS (en bas du courriel ou en pièce-jointe) afin d’être redirigé vers votre calendrier corporatif et d’y inclure l’invitation avec toutes les informations nécessaires.
Voici un exemple de la fenêtre qui s’affiche dans un iPad avec un courriel hotmail pour intégrer dans un Calendrier iCal dans un environnement Apple/Mac. On peut voir le fichier ICS en bas du courriel.
Il faut ouvrir le fichier ICS afin d’ajouter la réunion et ses informations au Calendrier iCal.
Répondre à l’invitation de la réunion
L’organisateur de la rencontre sera automatiquement informé de votre réponse de joindre (Oui/Non/Peut-être) la réunion, via la gestion des statuts des participants.
Certains gestionnaires de courriels permettent même d’indiquer votre réponse directement à partir du courriel d’invitation d’origine.
Prochaines étapes