Comment pouvons-nous vous aider?

Bibliothèque

N.B. La Bibliothèque est une fonctionnalité Beeboard.

La Bibliothèque est une fonction avancée de Beeboard et permet d’archiver vos documents importants au même endroit en toute sécurité.

Accéder à la Bibliothèque

1.Dans votre Beespace, cliquez à gauche sur l‘équipe Beeboard désirée.
2.Ensuite, sélectionnez l’onglet Bibliothèque.

Bibliotheque privee-acces-FR1

Pour en savoir plus sur le Registre des résolutions

Fonctions de la bibliothèque

Voici les différentes fonctions disponibles de la bibliothèque:

Bibliotheque privee-fonctions

1.Équipe Beeboard.
2.Bibliothèque de cette équipe.
3.Les différentes collections de la bibliothèque.
4.L’ensemble des répertoires et sous-répertoires d’une collection.
5.Il est aussi possible de créer plusieurs répertoires ou sous-répertoires dans la même collection.
6.Dans les collections, répertoires ou les sous-répertoires, il est possible d’y ajouter des fichiers ou liens URL.

De plus, Beenote vous offre un modèle de livre de société, comprenant différents répertoires, afin de mieux vous guider dans la classification de votre documentation.

Bibliotheque-Livre-de-societe-modele

Les Collections

Créer ou Ajouter une collection

Pour créer une nouvelle collection, vous devez appuyer sur l’icône Beenote-icone-bibliotheque-ajouter-une-collection. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira.

beenote-bibliotheque-privee-collection

(1) Inscrire le nom de cette nouvelle collection.
(2) Inscrire une description, si désiré.
(3) Vous avez la possibilité de cocher la case afin de restreindre les droits d’édition aux administrateurs et chefs d’équipe.
(4) Appuyer sur Créer.
(5)  De plus, vous pouvez, en tout temps, annuler afin d’effacer cette collection.

Modifier une collection

Sélectionner l’icône crayon Beenote-icone-crayon-edition-modifier pour modifier la collection.

Par la suite, vous pourrez modifier le nom de cette collection, la description, cocher ou décocher la case restreindre les droits d’édition aux administrateurs et chefs d’équipe et d’enregistrer les modifications.

Beenote-Modifier-la-collection

Supprimer une collection

Comme pour modifier la collection vu précédemment, sélectionner l’icône crayon Beenote-icone-crayon-edition-modifier pour accéder aux informations de la collection. Appuyer sur SUPPRIMER au centre inférieur de la fenêtre.

Une seconde fenêtre vous demandera de confirmer la suppression de la collection en appuyant sur OUI. 

Beenote-Biblio-Repertoires-supprimer-collection

Répertoires et sous-répertoires

Les répertoires

Les répertoires servent à classer vos documents important par catégories.

Ajouter un répertoire

Pour créer un nouveau répertoire, vous devez appuyer sur l’icône ajouter un répertoire Beenote-icone-ajouter-un-dossier-a-une-equipe. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira.

beenote-bibliotheque-privee-repertoire

Vous devez ensuite indiquer : Le Nom de ce nouveau répertoire.

Il vous reste qu’à appuyer sur
OK pour l’enregistrer. Par la suite, votre nouveau répertoire sera ajouté à la collection.

Modifier un répertoire

Pour modifier le nom du répertoire, vous devez sélectionner le répertoire désiré. Ensuite, cliquer à droite de votre souris et sélectionner Modifier le répertoire dans le menu. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira et vous pourrez alors modifier le nom de ce répertoire.

Beenote-Bibliotheque-privee-structure-repertoire-ajouter-supprimer-modifier

Supprimer un répertoire

Pour supprimer un répertoire, vous devez sélectionner le répertoire désiré. Ensuite, cliquer à droite de votre souris et sélectionner Supprimer le répertoire dans le menu.

Une nouvelle fenêtre s’ouvrira et vous demandera de confirmer la suppression du répertoire et TOUT son contenu et le contenu des sous-répertoires en appuyant sur OUI.

Vous pouvez ensuite appuyer sur SUPPRIMER.

Beenote-Bibliotheque-privee-supprimer-repertoire

Déplacer un répertoire

Pour déplacer un répertoire, vous devez sélectionner celui désiré. Ensuite, sélectionner Modifier la structure des répertoires et fichiers avec cet icône.Beenote-icone-Modifier la structure des répertoires et fichiersPour déplacer le répertoire, sélectionner cette icône. beenote-bibliotheque-privee-icone-deplacer-repertoirePuis, glisser et déposer le répertoire à l’endroit voulu.

Les sous-répertoires

Les sous-répertoires permettent de regrouper les documents importants de la même catégorie dans un répertoire.

Ajouter un sous-répertoire

Pour créer un nouveau sous-répertoire, vous devez sélectionner le répertoire où sera placé ce dernier. Ensuite, cliquer sur le bouton droit de la souris et sélectionner Ajouter un répertoire.

Beenote-Biblio-Sous-Repertoires-ajouter-repertoire

Vous devez ensuite indiquer le nom du sous-répertoire et appuyer sur OK pour l’enregistrer.

Beenote-Biblio-Sous-Repertoires-ajouter-repertoire-2

Le nouveau sous-répertoire sera alors disposé sous le répertoire choisi au départ.

Déplacer un répertoire en sous-répertoire

Pour déplacer un répertoire comme sous-répertoire, vous devez sélectionner celui désiré. Sélectionner cette icône Beenote-icone-Modifier la structure des répertoires et fichiers pour  Modifier la structure des répertoires et fichiers. Ensuite, appuyer sur beenote-bibliotheque-privee-icone-deplacer-repertoire glisser et déposer le répertoire à l’endroit voulu pour le disposer en sous-répertoire.

Fichiers et liens URL

Les fichiers et liens URL icone-fichier-liensont classés à partir de la bibliothèque afin de les réunir au même endroit et de les retrouver rapidement. Ils permettent de documenter les réunions efficacement. 

Beenote-Répertoire-fichiers-liens

Ajouter un fichier

Pour ajouter un fichier, vous devez sélectionner le répertoire où sera placé ce dernier. Ensuite, cliquer sur le bouton icone-trombonne et sélectionner le fichier sur votre poste de travail pour le joindre au répertoire.

Modifier un fichier

Pour modifier un fichier, vous devez sélectionner le répertoire où est situé ce dernier ou effectuer une recherche pour le trouver. Ensuite, cliquer sur le crayon pour modifier la description du fichier.

Supprimer un fichier

Pour supprimer un fichier, vous devez sélectionner le répertoire où est situé ce dernier ou effectuer une recherche pour le trouver. Ensuite, cliquez sur le icone-bibliotheque-supprimer-fichier-lein pour supprimer le fichier du répertoire.

Déplacer un fichier

Pour déplacer un fichier, vous devez sélectionner celui désiré. Sélectionner cette icône  Beenote-icone-Modifier la structure des répertoires et fichiers pour  Modifier la structure des répertoires et fichiers. Ensuite, appuyer sur beenote-bibliotheque-privee-icone-deplacer-repertoire glisser et déposer le fichier à l’endroit voulu.

Beenote-Bibliotheque-ajouter-lien

Ajouter un lien URL

Pour ajouter un lien URL, vous devez sélectionner le répertoire où sera placé ce dernier.

Ensuite, cliquer sur le bouton.Beenote-icone-lien-url Ajouter les informations qui se retrouve dans la fenêtre : nom affiché et adresse web (URL). Il est important de tester le lien pour vous assurer qu’il est fonctionnel. Puis, appuyez sur OK.

Supprimer un lien URL

Pour supprimer un lien URL, vous devez sélectionner le répertoire où est situé ce dernier ou effectuer une recherche pour le trouver. Ensuite, cliquer sur le icone-bibliotheque-supprimer-fichier-lein pour supprimer le fichier du répertoire.

Modifier un lien URL

Pour modifier un lien URL, vous devez sélectionner le répertoire où est situé ce dernier ou effectuer une recherche pour le trouver. Ensuite, cliquer sur le crayon pour modifier la description du lien.

Déplacer un lien URL

Pour déplacer un lien, vous devez sélectionner celui désiré. Sélectionner cette icône  Beenote-icone-Modifier la structure des répertoires et fichiers pour  Modifier la structure des répertoires et fichiers.

Ensuite, appuyer sur beenote-bibliotheque-privee-icone-deplacer-repertoire glisser et déposer le lien à l’endroit voulu.

Effectuer des recherches de fichiers et liens

La recherche de  fichiers et liens URL à partir de la bibliothèque vous permet de trouver rapidement les documents dont vous avez besoin de consulter. 

Beenote-Répertoire-fichiers-liens

Pour effectuer des recherches et trouver un document en particulier, vous devez:

1. Choisir la collection ou le répertoire ou le sous-répertoire (dans le menu de gauche) afin de trouver votre fichier ou lien URL.

2. Cocher la case Inclure les sous-répertoires dans la recherche qui se situe sous la barre de recherche.

3. Ensuite, vous devez inscrire le nom du fichier ou les mots qui se retrouvent dans sa description du fichier ou lien URL dans la barre de recherche, qui se situe dans le haut du menu de droite sous le nom du répertoire ou de la collection choisis.

Les fichiers ou liens apparraissent lorsque vous écrivez les mots.

4. Sélectionner le fichier ou le lien recherché et vous pourrez le consulter.

Si vous désirez annuler la recherche, il suffit d’effacer les mots ou d’appuyer sur le x à la droite de la barre de recherche.

Ajouter les liens ou fichiers de la bibliothèque dans l’ordre du jour ou durant une réunion

Lorsque vous créer un ordre du jour ou lors de la réunion, vous avez la possibilité d’ajouter un fichier ou un lien de la bibliothèque.

1. Il faut sélectionner l’icône fichier icone-fichier-lien ou lien URL Beenote-icone-lien-urlet choisir celui désiré à partir de votre ordinateur ou de la bibliothèque. Vous pouvez ajouter plusieurs fichiers ou liens URL dans un ordre du jour ou durant une réunion. Cela vous permettra d’être mieux préparé lors de votre prochaine réunion ou lors de la rédaction du compte rendu (procès-verbal).

2. Appuyer sur Confirmer (Ordre du Jour) ou Terminer la Réunion (Réunion). L’enregistrement se fera automatiquement avec tous les points de l’ordre du jour ou de la réunion incluant les fichiers et liens URL.

3. De plus, ces fichiers et liens seront aussi visibles et cliquables lors de la lecture du compte rendu.

   Prochaines étapes

Gestion des résolutions : Consultez l’ensemble des fonctions des résolutions.

Prendre des notes personnelles : Documentez personnellement vos réunions en mode privé.

Registre des résolutions : Préparez des résolutions et retrouvez-les facilement dans le registre.