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Organiser vos dossiers

Apprenez à organiser vos dossiers dans Beenote. Cherchez efficacement et rapidement.

 

Ce que vous retrouverez dans cet article:

Consulter les dossiers par équipe

1.Allez dans le menu de gauche et sélectionnez l’équipe pour laquelle vous souhaitez consulter les dossiers qui lui sont rattachés.

Pour apprendre comment Créer une équipe >

2.Sous le nom de l’équipe, vous avez trois options possibles : Équipe, Dossiers et Registres. Sélectionnez Dossiers.

3.Dans cette fenêtre, vous retrouverez tous les dossiers relatifs à cette équipe de travail.

(1) Choisissez le nombre de dossiers que vous voulez apercevoir. Vous pouvez potentiellement avoir plusieurs dossiers pour chaque équipe. C’est pourquoi Beenote permet de limiter le nombre de dossiers affichés selon vos préférences : 5, 10, 25 et 100.

(2) Cliquez sur l’icône pour créer un nouveau dossier. Afin de mieux organiser vos dossiers, vous serez invités à compléter les informations suivantes : nom du dossier, nom court du dossier, description, département, responsable, date de début et date de fin. Seul le nom du dossier est obligatoire, les autres informations sont facultatives.

(3) Vous souhaitez faire une recherche rapide ? Juste à indiquer le nom du dossier que vous voulez consulter dans cette barre de recherche pour trouver rapidement.

Représentation du dossier par une ligne du temps

Si vous faites descendre votre page, vous constaterez que vous avez une ligne du temps indiquant chacune des réunions qui ont eu lieu en lien avec un dossier en particulier.

À la droite du nom du dossier, le petit petit-i-pour-informations indique plusieurs informations pertinentes en un simple clic : nom du dossier, nom court du dossier, description, responsable, date de début, date de fin et l’espace de stockage utilisé.

(1) Vous pouvez filtrer les réunions par mots-clés.
(2) Il est possible de concentrer la recherche sur une période de temps donnée.

(3) En cliquant sur cette icône annotation, vous pourrez modifier les informations du dossier.
(4) En cliquant sur cette icône ligne-du-temps-toutes-taches-dossier, vous aurez accès à toutes les tâches qui ont été attribuées dans le cadre de ce dossier.
(5) En sélectionnant cette icône ligne-du-temps-toutes-decisions-du-dossier, vous pourrez consulter toutes les décisions qui ont été prises dans ce dossier.
(6) Pour dupliquer la réunion.
(7) Pour avoir accès au compte rendu publié.
(8) Consulter les tâches attribuées lors de cette réunion.
(9) Vérifier les décisions prises pendant cette réunion.
icone-dossier En cliquant sur cette icône, vous pourrez changer la réunion de dossier.

Visualiser les tâches par dossier

1.Lorsque vous êtes dans votre Beespace, descendez dans votre tableau Mes tâches.

2.Il vous est possible de consulter rapidement vos tâches selon le dossier auquel elles sont associées. Simplement sélectionner le dossier souhaité parmi les choix et les tâches se limiteront selon le filtre que vous venez d’apposer.

N.B. Si vous avez une icône comme celle-citableau-tache-tache-en-retard vis-à-vis une tâche, vous êtes en retard!

Pour en savoir plus sur Comment faire le suivi des tâches assignées? >

Associer une tâche assignée hors réunion à un dossier

Rien de plus simple!

1.Quand vous créez une nouvelle tâche en cliquant sur le icone-plus à la droite de Mes tâches, dans la nouvelle fenêtre qui vous apparaît, vous pouvez sélectionner un dossier d’appartenance.

2.Cliquez sur la flèche pour faire apparaître le menu déroulant de tous vos dossiers. Sélectionnez celui qui convient. Puis, cliquez sur Enregistrer.

 

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