Comment pouvons-nous vous aider?

Organiser vos dossiers

Consulter les dossiers par équipe

Pour apprendre comment Créer une équipe >

Organiser-ses-dossiers-consulter-dossiers-par-equipe

1.Allez dans le menu de gauche et sélectionnez l’équipe pour laquelle vous souhaitez consulter les dossiers qui lui sont rattachés.

2.
Sous le nom de l’équipe, vous avez trois options possibles : Équipe, Dossiers et Registres. Sélectionnez Dossiers.

3.Dans cette fenêtre, vous retrouverez tous les dossiers relatifs à cette équipe de travail.

Créer un dossier dans une équipe

Organiser-ses-dossiers-ajouter-dossiers-par-equipe-etape1

1.Sélectionnez votre équipe dans la colonne de gauche.

2.Sélectionner l’onglet Dossiers
3.Cliquez sur l’icône Beenote-icone-ajouter-un-dossier-a-une-equipe pour créer un nouveau dossier. Seul le nom du dossier est obligatoire, les autres informations sont facultatives.

Afin de mieux organiser vos dossiers, vous serez invités à compléter les informations suivantes :

-Nom du dossier
-Nom court du dossier
-Description
-Département
-Responsable(s)
-Date de début
-Date de fin
-Rendre les comptes rendus visible à toute l’équipe par défaut
-Durée de réunion par défaut (min)
-Transférer le dossier
-Annuler/Créer

Organiser-ses-dossiers-ajouter-dossiers-par-equipe-etape2

Rechercher un dossier dans une équipe

Organiser-ses-dossiers-rechercher-dossiers-par-equipe

(1) Si vous souhaitez faire une recherche rapide, il vous suffit d‘indiquer le nom du dossier que vous voulez consulter dans la barre de recherche pour le trouver rapidement.

(2) Lorsque vous n’avez pas beaucoup de dossiers, il est possible de percevoir le dossier voulu en repérant le nom sous l’icône dossier et de le sélectionner.

(3) Vous pouvez aussi choisir le nombre de dossiers que vous voulez apercevoir sur la page. Vous pouvez potentiellement avoir plusieurs dossiers pour chaque équipe. C’est pourquoi Beenote permet de limiter le nombre de dossiers affichés selon vos préférences : 5, 10, 25 et 100.

Représentation du dossier par une ligne du temps

Si vous faites descendre votre page, vous constaterez que vous avez une ligne du temps indiquant chacune des réunions qui ont eu lieu en lien avec un dossier en particulier.

Beenote-Organiser-ses-dossiers-ligne-de-temps

1.À la droite du nom du dossier, le petit petit-i-pour-informations indique plusieurs informations pertinentes en un simple clic : nom du dossier, nom court du dossier, description, responsable, date de début, date de fin et l’espace de stockage utilisé.

Beenote-information-dossier

2.Modifier le dossier. En cliquant sur cette icône , vous pourrez modifier les informations du dossier.
3.Liste des tâches.  En cliquant sur cette icône , vous aurez accès à toutes les tâches qui ont été attribuées dans le cadre de ce dossier.
4.Liste des décisions. En sélectionnant cette icône , vous pourrez consulter toutes les décisions qui ont été prises dans ce dossier.
5.Vous pouvez filtrer les réunions par mots-clés.
6.Il est possible de concentrer la recherche sur une période de temps donnée.
7.Pour dupliquer la réunion.
8.Pour avoir accès à l‘ordre du jour de la réunion.
9.Consulter les tâches attribuées lors de cette réunion.
10.Vérifier les décisions prises pendant cette réunion.
11.Changer de dossier attitré. En cliquant sur cette icône, vous pourrez changer la réunion de dossier.
12.Pour avoir accès au compte rendu publié.

Visualiser les tâches par dossier

Premièrement, vous pouvez visualiser vos tâches lorsque vous êtes dans votre Beespace. Il suffit de descendre sous Les Réunions et vous pourrez consulter Mes tâches.

Deuxièmement,  il est possible de consulter rapidement vos tâches selon le dossier auquel elles sont associées. Simplement sélectionner le dossier souhaité parmi les options présentées. Les tâches s’y retrouveront selon le filtre que vous venez d’apposer lors de votre recherche.

Beenote-Organiser-ses-dossiers-liste-des-taches

N.B. Si vous avez une icône comme celle-ciBeenote-icone-retard vis-à-vis une tâche, vous êtes en retard!

Pour en savoir plus sur Comment faire le suivi des tâches assignées? >

Associer une tâche assignée hors réunion à un dossier

Afin d’ajouter une tâche non planifiée à votre dossier, il suffit de :

1. Créer une nouvelle tâche en cliquant sur le icone-plus à la droite de Mes tâches, dans la nouvelle fenêtre qui vous apparaît. Puis, sélectionner un dossier d’appartenance.
Beenote-Organiser-ses-dossiers-ajouter-taches-non-assignée-etapte1

2.Cliquer sur la flèche pour faire apparaître le menu déroulant de tous vos dossiers. Sélectionnez celui qui convient. Puis, cliquez sur Enregistrer.
Beenote-Organiser-ses-dossiers-ajouter-taches-non-assignée-etapte2

Prochaine étape, Qu’est-ce que Beespace?

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