Comment pouvons-nous vous aider?

Signature électronique

N.B: La signature électronique est une fonctionnalité Beeboard.

La signature électronique permet de remplacer la signature physique pour les comptes rendus ou procès-verbaux de façon sécuritaire et documentée.

Choisir le nombre de signataires

Le nombre de signataires requis pour approuver le compte rendu peut être modifié par le gestionnaire de l’organisation. 

Pour y accéder :

1. Allez dans Configurations.
2.
Puis, Organisation.
3. Ensuite, choisissez le nombre de signataires désirés.

Comment signer virtuellement un compte rendu

Tout d’abord, vous devez vous assurer que votre réunion doit avoir eu lieu dans une équipe Beeboard et non Beenote pour pouvoir utiliser cette fonction. 

Pour signer un compte rendu virtuellement, il vous suffit :

1. Accédez à votre répertoire des comptes rendus.
2.
Ensuite, recherchez le compte rendu désiré.
3. Puis, appuyez sur le « i encerclé » pour ouvrir l’information.

Pour en savoir plus: Créer une équipe

Beenote-Signature-compte-rendu-1

4. Ouvrir Signataires et sélectionnez Signer le compte rendu.
5. Un code de validation vous sera envoyé par courriel.
6. Insérez le code à l’endroit demandé.

Beenote-Signature-compte-rendu-FR-2

Veuillez noter que le code de validation pour autoriser la signature électronique du compte rendu est valide pour une durée de 10 minutes et à usage unique.

Beesign-compte-rendu-signe-FR

Vous pourrez constater qu’il sera indiqué :

Compte rendu signé
Signé le (la date) par (votre nom)

7. Pour valider, appuyez sur OK.

Par la suite, vous pourrez valider les signataires indiqués en bas de page de votre compte rendu final en exportant le fichier pdf. 

Si vous aviez déterminé préalablement le nombre de signataires et par exemple vous avez mis 2 signataires, vous verrez « 1/2 » s’il manque la deuxième signature.

N.B: Vous pouvez le personnaliser et même retirer la mention Confidentiel lorsque vous êtes en mode édition du compte rendu

Beesign-pdf-signature-FR

   Prochaines étapes

Répertoire des comptes rendus : Accédez facilement à tous vos comptes rendus.

Bibliothèque : Archivez vos documents importants au même endroit en toute sécurité.

Registre de tâches : Faites le suivi de vos tâches à un seul endroit.

Mode secrétaire
Pour une prise de notes confidentielle durant votre CA ou comité, selon les participants autorisés. Votre contenu de l'ordre du jour devient privé en temps réel.