Comment pouvons-nous vous aider?

Intégration à votre calendrier corporatif (fichier ICS)

Beenote s’intègre facilement à votre Calendrier Corporatif que ce soit avec Google, Microsoft ou tout autres services de calendriers.

L’invitation à la réunion par courriel

Lorsque vous planifiez une réunion, la dernière étape consiste à envoyer les courriels d’invitation aux participants inscrits à l’ordre du jour.

Le courriel d’invitation contient toute l’information pertinente pour la tenue la réunion : date, salle, adresse, invités, ordre du jour ainsi qu’un lien URL pour accéder directement à la réunion avec Beenote.

Les courriels constituent déjà des aide-mémoires mais il est facile de les perdre à travers la quantité que l’on reçoit tous les jours. Il est donc préférable de jumeler votre calendrier avec la réunion dès que possible.

La synchronisation au calendrier corporatif

Si une réunion est déplacée ou supprimée, un courriel sera envoyé afin de garantir la synchronisation des informations dans le calendrier.

Voilà pourquoi il est important de cocher la case d’envoi des courriels, car c’est la méthode requise pour mettre à jour les calendriers des invités et de les tenir au courant de modifications ou d’annulation de réunion.

Beenote-invitations-confirmer


Intégration à votre calendrier corporatif

La plupart des calendriers corporatifs gèrent bien les fichiers ICS. Ces derniers servent à intégrer tous les informations importantes de vos réunions Beenote dans votre calendrier corporatif.

Pour plusieurs gestionnaires de courriels, vous n’aurez simplement qu’à cliquer sur le bouton Ajouter à l’agenda ou sur le fichier ICS joint au courriel ainsi que l’information concernant la réunion s’ajoutera à votre calendrier.


Avec la messagerie Outlook

Dans le cas de Microsoft l’intégration est automatique. C’est-à-dire, lors de l’ouverture du courriel, Microsoft l’intègre à votre Calendrier Outlook sans le demander.

Ensuite, il vous reste à confirmer votre présence en repérant la réunion dans votre calendrier et y répondre (Accepter/Provisoire/Refuser).

Beenote-Microsoft Outlook Calendrier-lier-evenement-3-FR


Avec la messagerie Google

Beenote-corporate-calender-with-google

Avec Google, pour intégrer la réunion à votre calendrier, vous devez appuyer sur Afficher dans Google Agenda (dans la bande latérale en haut du courriel).

Par la suite, vous serez dirigés vers votre Google Agenda afin de confirmer votre présence, via les boutons de participation (Oui/Non/Peut-être).

Beenote-integrations-agenda-googlel-lier-beenote-FR1


Avec d’autres gestionnaires de messageries

Avec d’autres comptes de messagerie courriel, vous n’aurez qu’à cliquer sur le bouton Ajouter à l’agenda

Dans d’autres cas, il vous faut ouvrir le fichier ICS (en bas du courriel ou en pièce-jointe) afin d’être redirigé vers votre calendrier corporatif et d’y inclure l’invitation avec toutes les informations nécessaires.

Beenote-Integration-Agenda-Corpo-Corporate-Calendar-Ipad-autres-other-EN-FR

Voici un exemple de la fenêtre qui s’affiche dans un iPad avec un courriel hotmail pour intégrer dans un Calendrier iCal dans un environnement Apple/Mac. On peut voir le fichier ICS en bas du courriel.

Il faut ouvrir le fichier ICS afin d’ajouter la réunion et ses informations au Calendrier iCal.


Répondre à l’invitation de la réunion

L’organisateur de la rencontre sera automatiquement informé de votre réponse de joindre (Oui/Non/Peut-être) la réunion, via la gestion des statuts des participants.

Certains gestionnaires de courriels permettent même d’indiquer votre réponse directement à partir du courriel d’invitation d’origine.

Dans quelle mesure cet article a-t-il été utile?

Cliquez sur une étoile pour noter l'article !

Nous sommes désolés que cet article ne vous ait pas été utile.

Améliorons cet article!

Dites-nous comment nous pouvons améliorer cet article?