Gestion des présences
Grâce à la gestion des présences, vous pouvez ajuster la liste des personnes présentes à distance durant la réunion.
Ce que vous retrouverez dans cet article:
Consulter les présences avant la réunion
La gestion des présences avant la réunion ne peut se faire dans Beenote. Vous avez accès à cette information directement dans votre calendrier Google ou Microsoft Outlook.
Vous devez d’abord créer un ordre du jour complet et cocher la case pour synchroniser la réunion avec Outlook ou Google. Un évènement sera créé automatiquement dans votre calendrier et celle de vos collègues.
Ensuite, vous pourrez voir qui à répondu à l’invitation courriel de la réunion.
Conseil: Comment synchroniser Beenote avec Microsoft 365, Outlook et Google Calendar.
Consulter les présences pendant la réunion
Premièrement, il est intéressant de savoir qu’en tout temps durant la réunion, vous pouvez afficher la page des présences.
Cliquez le bouton 
,qui se situe dans le menu suppérieur de la réunion, pour effectuer la gestion.
Lorsque la réunion se termine, la page des présences est automatiquement affichée.
Cela vous permet de valider qui était présent à la rencontre et ainsi faire une bonne gestion des présences.
Modifier la liste des présences
Vous pouvez ajuster la liste des gens présents à la rencontre, en ajoutant ceux qui n’avaient pas été invités lors de la planification initiale.
De plus, il vous est possible de faire la gestion des présences en indiquant si les gens invités étaient présents ou absents à la réunion.
Par conséquent, vous serez même capable de visualiser si les gens se sont connectés à la rencontre à distance dans Beenote.
Article intéressant: Vidéoconférence : Comment réussir ses réunions en ligne?
Gérer les présences après la réunion
À cet étape, l’ordre du jour est en attente de révision pour effectuer les dernières modification avant l’envoi du compte rendu final.
Donc, ce sera le bon moment pour modifier ou valider les présences une dernière fois.
1. Pour gérer les présences après une réunion, il suffit de se diriger dans votre Beespace.
Ensuite, selectionnez l’onglet des ordres du jour Non Publiés.
2. Pour se faire, sélectionnez la réunion désirées qui se retrouve dans les non publiés afin d’entreprendre les changements.
3. Puis, appuyez sur le bouton des présences ,qui se situe dans le menu supérieur de la réunion, pour effectuer les changements.
4. La fenêtre de la liste de présence s’affichera. Modifiez et enregistrez.
Suggestion : N’enlevez pas de la liste les gens absents, car cette liste sert à indiquer les présences et les absences dans le compte rendu.
Prochaines étapes
Gestion des tâches: Comment créer et organiser les tâches
Visualiser l’ordre du jour: Consultez l’ordre du jour avant votre réunion afin d’être bien préparé
Démarrer et tenir une réunion: Pour bien démarrer votre réunion