Visualiser l’ordre du jour
L’une des pratiques de réunion très importante est la consultation de l’ordre du jour avant la réunion afin d’être mieux préparé et après la réunion pour les suivis.
Avec Beenote, vous pouvez même voir qui a vu l’ordre du jour avant la rencontre avec la journalisation des accès.
Visualiser l’ordre du jour avant la réunion
Visualiser l’ordre du jour à l’avance permet d’être mieux préparé pour la réunion à venir et d’être informé des sujets qui seront discutés.
Donc, que vous soyez leader, partenaire, participant ou invité, il vous est possible de consulter l’ordre du jour.
N.B: Même si vous faites partie de l’équipe de travail dans laquelle s’inscrit la réunion, mais que vous n’avez pas assigné de rôles assignés dans cette réunion, vous n’aurez pas accès à son ordre du jour.
Visualiser l’ordre du jour après la réunion
Une fois la réunion terminée, l’ordre du jour devient un compte rendu. La réunion apparaîtra dans son dossier (l’équipe) à laquelle elle est associée.
Par conséquent, notez qu’elle ne sera plus accessible dans Mon Beespace car, il aura été archivé dans le répertoire des comptes rendus.
N.B: Le compte rendu sera disponible à tous les membres de l’équipe, sauf les invités.
Télécharger l’ordre du jour en PDF
Vous pouvez télécharger votre ordre du jour en format PDF pour le visualiser sur votre ordinateur ou encore pour la partager.
(1) Premièrement, allez dans Mon Beespace.
(2) Dans boîte Mes réunions cliquez sur les trois petits points de votre ordre du jour que vous désirez télécharger.
(3) Dans le menu déroulant, sélectionnez Télécharger l’ordre du jour en PDF.
Finalement, consultez depuis vos téléchargements de votre ordinateur afin d’y trouver le dossier et vous pourrez le consulter.
La journalisation des accès de l’ordre du jour
Lorsque votre ordre du jour a été envoyé à vos coéquipiers, vous pouvez savoir qui l’a visualisé avant la réunion. De plus, la journalisation des accès précise qui et à quelle heure (la première et la dernière fois) l’ordre du jour a été visionné. Une fonction qui encourage à conserver cette bonne habitude!
Pour consulter la journalisation des accès, il suffit:
Sélectionnez le bouton information
se trouvant dans l’encadré réservé à vos réunions.
Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur Consultation de l’ordre du jour et le tableau s’affichera.
Prochaines étapes
Déplacer la réunion: Comment repousser la date de votre réunion
Relier votre réunion à votre calendrier: Liez votre ordre du jour à un événement existant de votre calendrier Google ou Microsoft
Démarrer et tenir une réunion planifiée: Pour bien démarrer votre réunion