Le mode secrétaire
N.B: Le mode secrétaire est une fonctionnalité Beeboard.
Le mode secrétaire permet de filtrer qui peut voir certaines notes, résolutions, décisions ou tâches à l’ordre du jour durant la réunion. Cela permet la confidentialité lors de la prise de notes.
Les secrétaires désignés peuvent rendre le contenu privé ou visible en tout temps lors de la réunion.
Une fois le contenu révisé, toutes les sections de l’ordre du jour pourront être intégrées ou non dans le compte rendu et donc disponible à tous.
Ce que vous retrouverez dans cet article:
Le mode secrétaire avant la réunion
Le mode secrétaire peut être activé avant la réunion donc durant la planification de l’ordre du jour. Seules les personnes avec le rôle de leader et partenaire de la réunion peuvent déterminer cette fonction.
Pour activer le mode secrétaire, il suffit de cliquer sur l’icône
dans la barre en haut de l’ordre du jour.
Une liste s’affichera, cliquez sur Activer le mode secrétaire.
L’icône du cahier deviendra en mode actif 
.
Sélectionner les utilisateurs secrétaires
Ensuite, il faut choisir les utilisateurs qui seront secrétaires, c’est-à-dire qui auront droit de voir tout le contenu. Une fenêtre a dû s’ouvrir lorsque vous avez activé le mode secrétaire pour pouvoir sélectionner les secrétaires.
Sinon, vous pouvez les sélectionner en tout temps en cliquant sur l’icône ou, puis sur Sélectionner les secrétaires.
Une fenêtre s’affichera, sélectionnez les secrétaires qui auront accès au mode secrétaire, c’est-à-dire de voir tout le contenu de l’ordre du jour.
Ainsi, l’icône de secrétaire
se retrouvera sur les utilisateurs de la réunion dont vous avez autorisé les droits de secrétaire.
Important: seuls le leader et les partenaires peuvent être désignés secrétaires. Comme dans l’exemple ici-bas, « Bee3 » ne se retrouvait pas dans la liste de sélection des utilisateurs, car il a un rôle de participant.
Rendre privé ou visible le contenu en avance
Toujours en mode édition de l’ordre du jour, vous pouvez choisir quel contenu sera privé lors de la consultation de l’ordre du jour et lors de la tenue de la réunion. Seuls les secrétaires pourront voir le contenu privé et lorsque la réunion sera démarrée uniquement.
N.B: Lorsque le mode secrétaire est actif, les secrétaires pourront rendre privé ou visible le contenu durant la réunion.
Voici comment filtrer votre contenu en avance:
En gardant la case cochée, la note ou la résolution sera visible pour tous, peu importe leurs rôles assignés, avant et pendant la réunion.
Si vous décochez la case d’une note ou d’une résolution, elle sera accessible seulement durant la réunion et seulement aux secrétaires sélectionnés. Elle ne sera pas visible par aucun participant lors de la consultation de l’ordre du jour.
Dans cet exemple, nous avons décoché la note Annonce nouveau poste de directeur. La note en question n’est donc pas visible lors de la consultation de l’ordre du jour publié avant la réunion. Nous voyons seulement la note qui était cochée.
Blogue intéressant : Comment rédiger un ordre du jour efficace pour vos réunions
Le mode secrétaire durant la réunion
Le mode secrétaire fait tout son sens lors de la réunion. Voyons ensemble comment bien utiliser cette fonction!
Les droits selon les rôles en mode secrétaire
Tout d’abord, seuls le leader et les partenaires peuvent être désignés secrétaires.
Pour comprendre les droits de chaque rôle durant une réunion avec un mode secrétaire activé, voici un tableau résumé:
| Leader secrétaire | Partenaires secrétaires | Partenaires non-secrétaires et participants | Invités | |
| Avant la réunion | ||||
| Éditer l’ordre du jour | X | X | ||
| Activer et désactiver le mode secrétaire | X | X | ||
| Sélectionner des utilisateurs | X | X | ||
| Sélectionner le contenu privé ou visible | X | X | ||
| Voir l’ordre du jour publié | X | X | X | X |
| Pendant la réunion | ||||
| Modifier l’ordre du jour en temps réel | X | X | ||
| Voir l’ordre du jour | X | X | X | X |
| Activer ou désactiver le mode secrétaire | X | X | ||
| Sélectionner des secrétaires ou modifier des rôles | X | X | ||
| Rendre privé ou visible les notes, résolutions ou tâches | X | X | ||
| Voir le contenu privé | X | X | ||
| Ajouter du contenu privé ou visible | X | X | ||
| Prendre des notes personnelles | X | X | X | |
| Après la réunion | ||||
| Modifier le contenu du compte rendu | X | X | ||
| Changer la visibilité du compte rendu | X | X | ||
| Publier et envoyer le compte rendu | X | X | ||
Activer ou désactiver le mode secrétaire
La réunion est maintenant démarrée. Vous avez activé le mode secrétaire avant la réunion.
Cliquez sur l’icône « … » de la barre en haut et vous pourrez voir Mode secrétaire activé dans le menu déroulant.
Si vous n’aviez pas activé le mode avant la réunion, vous verrez Mode secrétaire désactivé dans ce même menu déroulant.
Pour activer le mode secrétaire en tout temps durant la réunion, cliquez sur l’icône « … » dans la barre en haut de l’ordre du jour, puis sur l’icône du mode secrétaire.
N.B: Seuls le leader ou les partenaires de la réunion peuvent activer ou désactiver le mode secrétaire
Dans la liste déroulante, vous pouvez:
(1) Activer ou désactiver le mode secrétaire
(2) Sélectionner les secrétaires
Lorsque vous désactivez le mode secrétaire, une fenêtre apparaîtra pour confirmer ou annuler votre choix.
Lorsque vous activez le mode secrétaire, une fenêtre apparaîtra pour confirmer ou annuler votre choix.
Ensuite, une fenêtre apparaîtra pour confirmer la sélection des secrétaires, donc les utilisateurs qui auront le droit de voir tout le contenu de la réunion. Cliquez sur OK.
Modifier la sélection des secrétaires et du contenu
Lorsque le mode secrétaire est actif, le leader ou les partenaires secrétaires peuvent en tout temps modifier les utilisateurs qui sont autorisés comme secrétaire.
Toujours dans la barre en haut de l’ordre du jour, cliquez sur l’icône «…» puis dans le menu déroulant, cliquez sur Sélectionner les secrétaires.
Une fenêtre s’affichera, puis sélectionnez les utilisateurs à autoriser. Cliquez sur OK.
Lorsque le mode secrétaire est activé, tous les participants n’étant pas secrétaires voient un ordre du jour régulier et seulement le contenu visible.
Les secrétaires voient tout le contenu de l’ordre du jour avec des icônes identifiées privé ou visible.
indique que ce contenu est privé, donc exclusif aux secrétaires.
indique que ce contenu est visible à tous.
Pour modifier une note, une résolution ou une tâche privée ou visible, vous pouvez cliquer rapidement sur l’icône de l’oeil de la boîte de contenu.
Une boîte de message apparaîtra et vous pourrez choisir de garder son affichage ou de le désactiver.
Les seuls types de contenu qui peuvent devenir privés sont les notes, résolutions, tâches ou décisions. Les sujets seront toujours visibles.
Lorsque vous ajoutez du contenu durant la réunion, celui-ci sera automatiquement en mode privé.
Finalement, le mode secrétaire sert à rendre votre contenu confidentiel pour certains participants, que ce soit pour des informations sensibles ou pour rendre la prise de notes moins gênante à la personne attitrée.
Le mode secrétaire après la réunion
Lorsque la réunion est terminée, le mode secrétaire n’est plus effectif.
Il ne vous reste plus qu’à réviser le compte rendu. Tous les participants de la réunion pourront consulter le compte rendu pour de futurs suivis.
Prochaines étapes
Créer un ordre du jour: Maîtrisez la rédaction pour être bien préparé avant la réunion
Rôles en réunion: Déterminez adéquatement les rôles des participants
Assigner des tâches en réunion: Assignez des tâches personnelles ou aux membres de votre équipe durant la réunion
Publier un compte rendu: Sachez comment créer un compte rendu concis avec l’information disponible à tous