Comment pouvons-nous vous aider?

Tâches récurrentes; pour un meilleur suivi d’une réunion à l’autre

 

Vous retrouverez dans cet article:

 

Vous avez assigné des tâches en réunion et vous aimeriez en faire un suivi d’une réunion à l’autre jusqu’à ce qu’elle soit complétée? C’est possible avec Beenote! C’est l’idéal pour les réunions d’équipe récurrentes. Les tâches discutées ne seront plus oubliées!

 

Assigner des tâches en réunion

Les tâches assignées durant votre réunion peuvent s’inscrire automatiquement dans l’ordre du jour de la réunion suivante pour en connaitre l’avancement de celle-ci par exemple.

(1) Pour ce faire, vous devez assigner vos tâches durant votre réunion et publier le compte rendu.

(2) Ensuite, dirigez-vous dans le répertoire des comptes rendus à partir du menu de gauche.

 

(3) Trouvez le compte rendu de la réunion dans laquelle vous avez assigné la tâche.

(4) Cliquez sur les trois petits points à la droite pour ouvrir le menu déroulant d’options.

 

(5) Sélectionner Dupliquer la réunion.*

En apprendre plus sur la duplication des réunions

(6) Automatiquement, un nouvel ordre du jour s’ouvrira. Celui-ci présentera la même structure, les mêmes invités et les rôles de chacun que celui que vous avez dupliqué.

(7) Vous remarquerez que le premier point inscrit dans cet ordre du jour est Suivi des tâches. C’est dans cette section que se retrouveront automatiquement les tâches qui avaient été assignées précédemment. Vous pouvez donc facilement effectuer le suivi des tâches. Vous pouvez également changer l’ordre de discussion des tâches; vous pourriez décider dans faire le suivi à la toute fin de votre réunion.

(8) Pour terminer de compléter votre ordre du jour, inscrivez tous les détails nécessaires dans les sections prévues à cet effet. 

Et, voilà! Votre ordre du jour est prêt et votre suivi des tâches assignées pourra être effectué.

*Prenez-note que vous devrez toujours dupliquer le dernier compte rendu pour suivre les tâches.

Suivi des tâches pendant la réunion suivante

Lors de la réunion suivante, quand ce sera le moment d’effectuer le suivi des tâches, il vous sera facile de consulter tous les détails concernant les tâches récurrentes. En effet, le nom de la tâche (1), le nom de la personne à qui elle est assignée (2), le nom des observateurs (3), la date limite d’exécution (4), le statut de la tâche (5) et le niveau de priorité seront affichés (6).

Pour être au courant de l’avancement des tâches, chaque semaine dupliquez le dernier compte rendu de votre réunion.

Ajouter le suivi d’une tâche en réunion qui a été créée hors réunion

Vous avez assigné une tâche à un collègue à un moment autre qu’en réunion. Vous aimeriez cependant en discuter durant votre prochaine réunion? Voilà les étapes pour y arriver:

(1) La tâche doit être reliée au même dossier que la réunion.

(2) Durant votre réunion, allez dans le menu supérieur et cliquez sur les trois points.

3 points durant-reunion

Ensuite dans le menu déroulant, choisissez Registre.

menu registre

La fenêtre des registres apparaîtra.

(3) Pour terminer, sélectionnez la tâche à ajouter.

Voilà, vous aurez dès maintenant un suivi détaillé des tâches qui ont été assignées en réunion.

C’est simple, efficace et surtout rapide!

 

Article pouvant vous intéresser: Comment mieux organiser les tâches à partir de Beenote?

Dans quelle mesure cet article a-t-il été utile?

Cliquez sur une étoile pour noter l'article !

Nous sommes désolés que cet article ne vous ait pas été utile.

Améliorons cet article!

Dites-nous comment nous pouvons améliorer cet article?