Comment pouvons-nous vous aider?

Le quorum

N.B. Cette fonction est disponible en Beeboard seulement.

Ajouter le quorum

Le quorum permet d’approuver l’ordre du jour par courriel. Ainsi, les approbateurs valident les documents importants avant l’envoi de la version final aux autres membres.

Lorsque vous avez terminé la préparation de votre ordre du jour (Réunion Future), vous pouvez déterminer le nombre de membres devant constituer le quorum.

Il comprend les approbateurs dont le rôle est d’être le leader ou le partenaire de la réunion pour approuver l’ordre du jour.

Sélectionnez le bouton Prêt pour approbation (1).

Demander l’approbation

Vous pouvez alors demander l’approbation avant d’envoyer la version finale à tous les personnes convoquées à la prochaine réunion.

Vous pouvez aussi déterminer le nombre de membres que le quorum doit être constitué. Les approbateurs doivent avoir le rôle de leader ou de partenaire à la réunion afin d’approuver l’ordre du jour (2)Cela permet aux approbateurs d’approuver ou non l’ordre du jour offert.

Si le nombre de votes sélectionnés est atteint (3) avec le quorum, alors l’ordre du jour est approuvé.

En cochant la case appropriée (4), le leader recevra la réponse par courriel lorsque le quorum sera effectif.

Vous devez Enregistrer (5) afin de conserver les informations.

Beenote-quorum-approbation-ordre-du-jour

Faire le suivi de l’approbation

Afin d’avoir un suivi et les informations nécessaires pour la réunion, vous devez vous rendre dans votre Beespace dans Mes Réunions pour consulter la réunion.

Il sera indiqué – En Attente d’Approbation – en haut du nom de la réunion.

Lorsque le quorum sera atteint– En Attente d’Approbation – disparaitra.

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En appuyant sur le i encerclé, vous aurez des informations détaillées :

– Le rôle de chaque personne
– Le dossier et l’équipe attitrés pour la réunion à venir
– La liste des approbateurs
– La date du vote
– La liste des personnes qui ont consultées le document et la date

Beenote-quorum-approbation-ordre-du-jour-etape4

Prochaine étape, comment tenir une réunion.

>Vous pourriez aimer: Le quorum: Définition et usage

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