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État de l’ordre du jour

​Ce que vous retrouverez dans cet article:

L’état de l’ordre du jour vous permet de savoir où vous en êtes rendus dans la rédaction.

Or, lors de l’enregistrement, qu’il soit en cours de rédaction ou terminé, vous avez deux options : Brouillon ou Confirmé.

Mode Confirmé

Quand l’ordre du jour est complet et terminé, sélectionnez le mode Confirmé et il deviendra disponible aux membres de votre réunion.

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Mode Brouillon

Premièrement, durant la rédactrion de votre ordre du jour, il se peut que vous abandonniez le travail en cours pour diverses raisons. Donc, utilisez l’option Brouillon afin de conserver le travail en cours.

De plus, choisissez l’option Brouillon lorsque vous voulez une écriture collaborative. Les gens invités à collaborer* reçoivent une invitation par courriel pour éditer l’ordre du jour tout en y ajoutant des sujets, notes, documents et/ou liens. Une fois terminé, appuyez sur Confirmé ou déléguez cette tâche à autre membre de l’équipe.

* Notez que seulement le leader et les partenaires peuvent éditer l’ordre du jour. Les participants et les invités temporaires ne peuvent le modifier.  Ainsi, le mettre en mode brouillon ne sera pas visible par eux.

En savoir plus sur les rôles >

Enregistrer en mode Brouillon?

1. Pour commencer, sélectionnez Brouillon afin d’enregistrer votre ordre du jour et appuyez sur OK.

Beenote-etat-ordre-du-jour-brouillon

2. Ensuite, dans l’onglet Mes Réunions ou dans Mon Beespace, l’état -Brouillon- sera désormais affiché.

Beenote-etat-ordre-du-jour-beespace-mes-reunions

3. Puis, modifiez à nouveau l’état de l’ordre du jour en cliquant sur le titre de votre réunion ou sur l’icône d’édition éditer l'ordre du jour.

4. Enfin, lorsque l’édition est terminé, cliquez sur Confirmé .

Enregistrer un ordre du jour en mode Prêt pour approbation?

N.B. Cette fonction est disponible en Beeboard seulement.

Contrairement à Beefree et Beenote, en Beeboard, au moment d’enregistrer votre ordre du jour, vous aurez trois options:

-Brouillon
-Prêt pour approbation (Beeboard seulement)
-Confirmé

En effet, une fois le document complété, vous pouvez le mettre en mode Prêt pour approbation et déterminez les personnes qui doivent l’approuver. Or, cela vous permet d’avoir un ordre du jour prêt pour tenir votre réunion de conseil ou de comité.

1. En premier, sélectionnez Prêt pour approbation.

2. Puis, ajoutez les personnes qui doivent l’approuver.

Beenote-etat-ordre-du-jour-approbation

3. Ensuite, sélectionnez Enregistrer ou cochez la case Quorum.
Puis, choisissez le nombre de votes requis et Enregistrer.

4. Par la suite, les approbateurs doivent approuver en cliquant sur J’approuve. Alors, la date de l’approbation y sera inscrite. De plus, vous pouvez envoyer un courriel les informant qu’ils doivent approuver votre ordre du jour.

5. Ainsi, dans l’onglet Mes réunions, l’état de vos réunions seront visibles. Cliquez sur Plus d’info afin de consulter la liste des approbateurs. Or, vous pouvez également connaitre ceux qui ont consulté ou non l’ordre du jour avant la réunion.

attente dapprobation
Beenote-etat-ordre-du-jour-beespace-consultations

De plus, prenez note que l’ordre du jour peut toujours être modifié lorsqu’il est en attente d’approbation.

6. Finalement, c’est le dernier approbateur qui confirmera l’état final de l’ordre du jour.

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