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État de l’ordre du jour

Ce que vous retrouverez dans cet article:

 

L’état de l’ordre du jour vous permet de savoir où vous êtes avec la préparation de vos réunions.

Lors de l’enregistrement de votre ordre du jour, car il est terminé ou en cours de rédaction, deux options se présentent à vous : Brouillon ou Confirmé.

Confirmé

Lorsque vous considérez votre ordre du jour complet et terminé, il est maintenant disponible aux membres de votre réunion lorsque vous cliquez sur Confirmé.

Brouillon

Lorsque vous rédigez votre ordre du jour, il se peut que vous ayez besoin d’abandonner le travail en cours pour diverses raisons. L’option Brouillon sera utile pour vous afin de conserver le travail en cours.

Vous pouvez également utiliser l’option Brouillon lorsque vous voulez une écriture collaborative de l’ordre du jour. Les gens invités à collaborer* reçoivent une invitation par courriel à éditer l’ordre du jour en y ajoutant des sujets, notes, documents et/ou liens. Une fois terminé, vous ou un autre membre de l’équipe, pourra cliquer sur Confirmer.

* Seulement le leader et les partenaires peuvent éditer l’ordre du jour. Les participants et les invités temporaires ne peuvent modifier l’ordre du jour. L’ordre du jour en mode brouillon ne sera également pas visible par eux.

En savoir plus sur les rôles

Comment faire un ordre du jour brouillon?

​Étape 1 : Sélectionner Enregistrer

Étape 2 : Sélectionner Brouillon

Dans l’onglet Mes Réunions ou dans Mon Beespace, l’état -Brouillon- de votre ordre du jour sera désormais affiché.

 

Étape 3 : Pour éditer à nouveau l’ordre du jour, vous pouvez cliquer sur le titre de votre réunion ou sur l’icône d’édition .

Étape 4 : Lorsque l’édition est terminé, cliquez sur Confirmé.

En savoir plus sur les avantages d’avoir un ordre du jour en réunion

Étape 3 : Pour éditer à nouveau l’ordre du jour, vous pouvez cliquer sur le titre de votre réunion ou sur l’icône d’édition .

Étape 4 : Lorsque l’édition est terminé, cliquez sur Confirmé.

En savoir plus sur les avantages d’avoir un ordre du jour en réunion

Comment faire un ordre du jour Prêt pour approbation?

*La fonctionnalité Prêt pour approbation est disponible seulement en Beeboard.

Contrairement à Beefree et Beeteam, en Beeboard, au moment d’enregistrer votre ordre du jour, vous aurez trois options : Brouillon, Prêt pour approbation et Confirmé.

En effet, une fois que votre ordre du jour est terminé, vous pouvez le mettre en mode Prêt pour approbation et déterminez les personnes qui doivent l’approuver afin d’avoir un ordre du jour final et de bien tenir votre réunion de conseil ou de comité.

Étape 1 : Sélectionner Enregistrer.

Étape 2 : Sélectionner Prêt pour approbation (1).

Étape 3 : Sélectionner Enregistrer (2).

Étape 4: Les approbateurs doivent approuver en cliquant sur J’approuve. La date de l’approbation y sera alors inscrite. Vous avez le choix d’envoyer ou pas un courriel les informant qu’ils doivent approuver votre ordre du jour.

Étape 5 : Dans l’onglet Mes réunions, l’état de vos réunions sont visibles. Cliquez sur Plus d’info afin de consulter la liste des approbateurs. Vous pouvez également connaitre ceux qui ont consulté ou pas l’ordre du jour.

Prenez note que l’ordre du jour peut toujours être modifié lorsqu’il est en attente d’approbation.

Étape 6 : C’est le dernier approbateur de l’ordre du jour qui confirmera l’état final de l’ordre du jour.

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