Comment pouvons-nous vous aider?

La réunion immédiate

La réunion immédiate vous permet d’échanger rapidement entre collègue sur des sujets précis. Or, cette méthode offre la possibilité de conserver une trace écrite des tâches, des sujets ou des décisions que l’on veut conserver.

Démarrer une réunion immédiate

Pour démarrer une réunion immédiate, il s’agit d’aller dans votre Beespace et de cliquer sur le ajouter-note-icone à côté de Mes réunions (1) ou sur le bouton Nouvelle Réunion (2).

Beenote-ordre-du-jour-creer-reunion

Ensuite, vous n’avez qu’à choisir le type de réunion qui vous convient: est-ce une réunion immédiate (ex. : Scrum) ou une réunion structurée et planifiée (tel un C.A.)?

Dans le cas présent, nous cliquerons sur Réunion immédiate:

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La Réunion immédiate vous permettra de démarrer une réunion instantanément, sans avoir à préparer et distribuer un ordre du jour.

Très utile si vous devez tenir une réunion non planifiée, mais dont vous voulez conserver la trace des décisions prises et des tâches assignées!

Tenir une réunion

Au démarrage, une Réunion Immédiate contient toujours un premier sujet. Vous pouvez aussi ajouter des sujets à votre guise durant la réunion.

Aussi, vous êtes déjà prêt à prendre des notes, assigner des tâches et consigner vos décisions.

Comme pour une Réunion Planifiée, toutes les fonctionnalités de Beenote sont disponibles lors d’une Réunion Immédiate.

Premier sujet-barre de temps

Veuillez noter que le temps sera en rouge car la réunion n’avait pas été planifiée avec des temps alloués pour chaque sujet.

Les fonctions importantes d’une Réunion Immédiate

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1.Détailler les sujets
Inscrivez les détails importants relatifs aux points discutés durant la réunion.

Beenote-Tenir-une-reunion-planifiee-1-details

2. Changer de sujet
Une fois le sujet terminé, appuyez sur cette icône Beenote-case-a-cocher-sujet-ordre-du-jour et cocher la case pour le terminer et passer au sujet suivant. 

Vous pouvez aussi sélectionnez le prochain point à discuter avec cette icôneBeenote-fleche-changer-de-sujet afin d’avancer au prochain sujet.

3. Ajouter une Note
Vous pouvez ajouter une Note durant la discussion d’un sujet en cliquant sur cette icôneen-reunion-ajouter-notes.

Beenote-Reunion-Immediate-Notes

4. Assigner une tâche
De plus, vous pouvez Assigner une tâche à un membre de votre organisation en sélectionnant cette icôneen-reunion-assigner-tache-bouton.

Beenote-Reunion-Immediate-Taches

5. Prendre une décision
En appuyant sur cette icône Beenote-icone-notes-decision-ordre-du-jour, vous pourrez documenter une décision.

Beenote-Reunion-Immediate-Decision

6. Terminer la réunion
Pour mettre fin à la réunion, il suffit de cliquer sur close-meeting-small-iconedans la barre d’options en haut de page ou en bas à gaucheBeenote-icone-terminer-reunion.

Elle sera aussitôt disponible dans la liste des réunions/ordre du jour Non Publiés.

Beenote-Reunion-Immediate-Terminer

7. Prendre les présences

Avant de terminer la réunion, une fenêtre s’ouvrira. Vous pouvez prendre les présences en conservant une trace des gens présents à la Réunion Immédiate

Beenote-Reunion-Immediate-Presence

Enregistrement vocal

Beenote vous propose une solution rapide! Vous pouvez Enregistrer un message vocal. Il suffit d’accorder la permission au microphone.
icone-microphone

 Ajouter des fichiers et liens

links-files-icon Vous pouvez joindre des fichiers et des liens à propos des échanges de cette réunion improvisée.

Révision de la Réunion Immédiate

Vous pourrez donc réviser la réunion en toute quiétude, pour y apporter des précisions et des corrections, avant de publier en version finale.

Si vous désirez planifier une réunion, consultez la rubrique Créer un ordre du jour >

Terminer la réunion

La dernière étape est de confirmer votre volonté de Terminer la réunion.

Deux options sont proposés:

Terminer la réunion et publier immédiatement le compte rendu
Terminer la réunion et réviser le compte rendu à un autre moment avant de le publier.

Réinitialiser la réunion

Pour Réinitialiser la réunion, il suffit de repérer et sélectionner les trois petits points (…) en haut de la fenêtre de la réunion.

Dans le menu qui s’affichera, sélectionner Réinitialiser la réunion.

Beenote-Reunion-Immediate--Reinitialiser-etape1

Une seconde fenêtre apparaitra.

Sélectionnez à nouveau Réinitialiser la réunion afin de confirmer votre choix.

Cette réunion sera à nouveau dans votre Beespace dans Mes réunions.

Vous pouvez recommencer la réunion en sélectionnant et démarrant à nouveau celle-ci ou changer la date pour la déplacer.

Beenote-Reunion-Immediate-Terminer

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