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Démarrer et tenir une réunion planifiée

 Ce que vous retrouverez dans cet article:

1.Pour démarrer et tenir une réunion planifiée, vous devez préalablement avoir créé un ordre du jour pour une réunion. Celle-ci sera donc affichée dans la section Mes réunions de votre Beespace.

Démarrer une réunion planifiée

Beenote-Demarrer-une-reunion-planifiee

2.Dans la barre d’options dans le haut de la page, appuyez sur ce bouton bouton-debuter pour démarrer la réunion.

3.Une petite fenêtre s’ouvrira pour confirmer votre intention de démarrer la réunion. Cliquez sur Beenote-icone-demarrer-reunion 

Tenir une réunion

Votre réunion est maintenant commencée. Maintenant, que faire pour bien tenir votre réunion?

Voici les 6 fonctions importantes pour bien gérer votre réunion planifiée.

Beenote-Tenir-une-reunion-planifiee-points-importants

1.Inscrivez les détails relatifs aux points à l’ordre du jour.

Beenote-Tenir-une-reunion-planifiee-1-details

2.Une fois un point terminé, appuyez sur cette icône pour le terminer et passer au suivant ou sélectionnez le prochain point à discuter.

3.Vous pouvez ajouter une note au point présentement discuté en cliquant sur cette icône.

Beenote-Tenir-une-reunion-planifiee-3-notes

4.Cette icône sert à assigner une tâche.

Beenote-Tenir-une-reunion-planifiee-4-Taches

5.En appuyant sur cette icône, vous pourrez documenter une décision.

Beenote-Tenir-une-reunion-planifiee-5-Decision

6.Une fois tous les points à l’ordre du jour discutés, vous pouvez terminer la réunion en cliquant sur Beenote-icone-terminer-reunion dans la barre d’options en haut de page.

Beenote-Tenir-une-reunion-planifiee-terminer-reunion

7.Avant de confirmer la clôture de la réunion, vous pourrez prendre les présences des personnes présentes. Il est possible de cocher individuellement chacune des personnes présentes ou, s’il n’y a pas d’absents parmi les personnes qui étaient invitées à prendre part à la rencontre, il est possible de tout cocher en un seul clic.

Beenote-Tenir-une-reunion-planifiee-presences

icone-microphoneVous trouvez qu’il y a beaucoup de détails et que la rédaction de ceux-ci à l’endroit réservé à cet effet est longue? Beenote vous propose une solution rapide! Vous pouvez enregistrer un message vocal. Il suffit d’accorder la permission au microphone.

links-files-icon Vous pouvez joindre des fichiers et des liens. Plus besoin de chercher les documents à travers des échanges de courriels ou à travers des fichiers partagés. Tout est facile d’accès au même endroit!

8.La dernière étape est de confirmer votre volonté de clore la réunion.

Deux options sont proposés:

-Terminer la réunion et publier immédiatement le compte rendu
-Terminer la réunion et réviser le compte rendu à un autre moment avant de la publier

Beenote-Tenir-une-reunion-planifiee-terminer-reunion

Si vous publiez le compte rendu dès la fin de la réunion, celui-ci apparaîtra dans la section Comptes Rendus disponible à partir de votre Beespace.

Toutefois, si vous ne le publiez pas immédiatement, il vous attendra dans la section Non Publiés disponible aussi dans le menu de gauche.

Pour en savoir plus sur Comment rédiger un compte rendu? >

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