Comment pouvons-nous vous aider?

Démarrer et tenir une réunion planifiée

Démarrer une réunion planifiée

1. Pour démarrer et tenir une réunion planifiée, vous devez préalablement avoir créé un ordre du jour pour une réunion. Celle-ci sera donc affichée dans la section Mes réunions de votre Beespace.

Visualisez la réunion désirée et cliquez le nom de celle-ci. Vous serez diriger vers un aperçu de l’ordre du jour avant de débuter la réunion.

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2. Dans la barre d’options dans le haut de la page, appuyez sur ce bouton bouton-debuter pour démarrer la réunion.

3. Une petite fenêtre s’ouvrira pour confirmer votre intention de démarrer la réunion. Cliquez sur Beenote-icone-demarrer-reunion

Tenir une réunion

Votre réunion est maintenant commencée. Maintenant, que faire pour bien tenir votre réunion?

Voici les 6 fonctions importantes pour bien gérer votre réunion planifiée.

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(1) Inscrivez les détails relatifs aux points à l’ordre du jour.

(2) Une fois un sujet terminé, appuyez sur cette icône Beenote-case-a-cocher-sujet-ordre-du-jour  afin de cocher la case pour le terminer et passer au suivant ou sélectionnez le prochain sujet à discuter avec cet icôneBeenote-fleche-changer-de-sujet  pour aller au prochain sujet.

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(3) Vous pouvez ajouter une note au sujet présentement discuté en cliquant sur cette icôneen-reunion-ajouter-notes.

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(4) Cette icône sert à assigner une tâche en-reunion-assigner-tache-bouton.

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(5) En appuyant sur cette icône Beenote-icone-notes-decision-ordre-du-jour, vous pourrez ajouter une décision.

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(6) Une fois tous les sujets à l’ordre du jour discutés, vous pouvez terminer la réunion en cliquant sur close-meeting-small-icone dans la barre d’options en haut de page ou en bas à gaucheBeenote-icone-terminer-reunion.

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Avant de confirmer la clôture de la réunion, vous pourrez prendre les présences des personnes présentes.

Il est possible de cocher individuellement chacune des personnes présentes ou, s’il n’y a pas d’absents parmi les personnes qui étaient invitées à prendre part à la rencontre, il est possible de tout cocher en un seul clic.

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icone-microphoneVous trouvez qu’il y a beaucoup de détails et que la rédaction de ceux-ci à l’endroit réservé à cet effet est longue?

Beenote vous propose une solution rapide! Vous pouvez enregistrer un message vocal. Il suffit d’accorder la permission au microphone.

 

links-files-icon Vous pouvez joindre des fichiers et des liens. Plus besoin de chercher les documents à travers des échanges de courriels ou à travers des fichiers partagés. Tout est facile d’accès au même endroit!

Terminer la réunion

La dernière étape est de confirmer votre volonté de terminer la réunion.

Deux options sont proposés:

  • Terminer la réunion et publier immédiatement le compte rendu
  • Terminer la réunion et réviser le compte rendu à un autre moment avant de le publier.
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Si vous publiez le compte rendu dès la fin de la réunion, celui-ci apparaîtra dans la section Comptes Rendus disponible à partir de votre Beespace.

Toutefois, si vous ne le publiez pas immédiatement, il vous attendra dans la section Non Publiés disponible aussi dans le menu de gauche.

Pour en savoir plus: Comment rédiger un compte rendu?

Réinitialiser la réunion

Pour réinitialiser la réunion, il suffit de repérer et sélectionnez les trois petits points (…) en haut de la fenêtre de la réunion.

Dans le menu qui s’affichera, sélectionnez Réinitialiser la réunion.

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Une seconde fenêtre apparaitra.

Sélectionnez à nouveau Réinitialiser la réunion afin de confirmer votre choix.

Cette réunion sera à nouveau dans votre Beespace dans Mes réunions.

Vous pouvez recommencer la réunion en sélectionnant et démarrant à nouveau celle-ci ou changer la date pour la déplacer.

   Prochaines étapes

Gestion des tâches: Comment créer et organiser les tâches 

Tâches récurrentes: Faites le suivi des tâches d’une réunion à l’autre 

Registre des tâches: Trouvez l’ensemble des tâches de votre équipe et faites le suivi adéquat 

Assigner des tâches en réunion: Assigner des tâches personnelles ou aux membres de votre équipe durant la réunion 

Mode secrétaire
Pour une prise de notes confidentielle durant votre CA ou comité, selon les participants autorisés. Votre contenu de l'ordre du jour devient privé en temps réel.