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Démarrer et tenir une réunion planifiée

 

Ce que vous retrouverez dans cet article:

 

Pour démarrer et tenir une réunion planifiée, vous devez préalablement avoir créé un ordre du jour pour une réunion. Celle-ci sera donc affichée dans la section Mes réunions de votre Beespace.

Démarrer une réunion planifiée

2.Dans la barre d’options dans le haut de la page, appuyez sur ce bouton bouton-debuter pour démarrer la réunion.

3.Une petite fenêtre s’ouvrira pour confirmer votre intention de démarrer la réunion. Cliquez sur Démarrer Réunion.

Tenir une réunion

Votre réunion est maintenant commencée. Maintenant, que faire pour bien tenir votre réunion?

1.Inscrivez les détails (1) relatifs aux points à l’ordre du jour.

2.Une fois un point terminé, appuyez sur cette icône (2) pour le terminer et passer au suivant.

3.Vous pouvez ajouter une note au point présentement discuté en cliquant sur cette icône (3).

Pour en savoir plus sur la gestion des notes >

4.Cette icône sert à assigner une tâche (4).

5.En appuyant sur cette icône, vous pourrez documenter une décision (5).

6.Une fois tous les points à l’ordre du jour discutés, vous pouvez clore la réunion en cliquant sur cette icône (6) dans la barre d’options en haut de page.

7.Avant de confirmer la cloture de la réunion, vous pourrez prendre les présences des personnes présentes. Il est possible de cocher individuellement chacune des personnes présentes ou, s’il n’y a pas d’absents parmi les personnes qui étaient invitées à prendre part à la rencontre, il est possible de tout cocher en un seul clic.

icone-microphoneVous trouvez qu’il y a beaucoup de détails et que la rédaction de ceux-ci à l’endroit réservé à cet effet est longue? Beenote vous propose une solution rapide! Vous pouvez enregistrer un message vocal. Il suffit d’accorder la permission au microphone.

links-files-icon Vous pouvez joindre des fichiers et des liens. Plus besoin de chercher les documents à travers des échanges de courriels ou à travers des fichiers partagés. Tout est facile d’accès au même endroit!

8.La dernière étape est de confirmer votre volonté de clore la réunion. Vous pouvez clore la réunion et publier immédiatement le compte rendu de celle-ci ou simplement clore la réunion et réviser le compte rendu à un autre moment avant de la publier. Cliquez soit sur Clore et publier maintenant ou sur Clore Réunion.

Si vous publiez le compte rendu dès la fin de la réunion, celui-ci apparaîtra dans la section Comptes Rendus disponible à partir de votre Beespace.

Toutefois, si vous ne le publiez pas immédiatement, il vous attendra dans la section Non Publiés disponible aussi dans le menu de gauche.

Pour en savoir plus sur Comment rédiger un compte rendu? >

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